注目！個人でもできる輸入独占ビジネス㉙

23 英文ビジネスレターの基本

ビジネスレターの決まりごとを知っておこう

　輸入総代理のビジネスを行うにあたって、ヨーロッパメーカーとの

やり取りの手段で重要なのがメールです。

　日本でもビジネス上で出すメールには、一定の決まりがありますが英語のメールにも決まりごとがあります。

　英語のメールに必要となる項目は次のとおりです。

①宛先

②件名

③頭語（受取人名）

④本文

⑤末文

⑥結語

⑦差出人名・連絡先

　まず、頭語についてですが頭語とは日本の「拝啓」や「前略」などにあたるメールの最初の部分になります。

　初めてのメールで相手担当者のメールが判らない場合は、「Dear Sir,]

でO.K. また相手の担当者の名前が判るときは「Dear Robert,」でO.K.です。

　次に、結語とは結びとして文章の最後を締めくくる言葉です。日本の「敬具」「早々」などにあたるもので、本文から２行空けて書くのが一般的です。

英文ビジネスレターの基本的な構成を図の形式で説明します。以下の要素を含めてください

-----------------------------------------------------

| 1. 送信者の住所 |

| [Your Name] |

| [Your Address] |

| [City, State, Zip Code] |

| [Email Address] |

| [Phone Number] |

| |

| 2. 日付 |

| [Date] |

| |

| 3. 受取人の住所 |

| [Recipient's Name] |

| [Recipient's Title] |

| [Company Name] |

| [Company Address] |

| [City, State, Zip Code] |

| |

| 4. 挨拶 |

| Dear [Recipient's Name], |

| |

| 5. 本文 |

| [Introduction] |

| [Main Content] |

| [Conclusion] |

| |

| 6. 結びの挨拶 |

| Sincerely, |

| |

| 7. 署名 |

| [Your Name] |

| [Your Title] |

| [Company Name] |

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英文ビジネスレターを書く際に気をつけるべき一般的なルールは以下の通りです。

1. 形式を守る: 送信者の住所、日付、受取人の住所、挨拶、本文、結びの挨　拶、署名の順に整える。

2. 敬称の使用: 受取人の名前が分かっている場合は「Dear [名前]」、不明な場合は「Dear Sir/Madam」を使用。

3. 明確で簡潔に: 目的を明確にし、簡潔に表現する。長文にならないよう心がける。

4. プロフェッショナルなトーン: ビジネスレターはフォーマルな文体で書く。カジュアルな表現は避ける。

5. 正しい文法とスペル: 文法やスペルミスがないように注意し、必要に応じて校正を行う。

6. 段落を分ける: 内容ごとに段落を分け、読みやすくする。

7. 具体的な情報を提供**: 依頼や提案など、具体的な情報を明示する。

8. 結論を明確に: 本文の最後に要点をまとめ、期待する行動を示す。

9. 適切なフォーマット: 余白やフォントサイズを適切に設定し、ビジネス文書としての体裁を整える。

10. 署名の確認: 最後に署名を忘れずに行い、必要があれば手書きの署名を追加。

これらのルールを守ることで、効果的なビジネスレターを書くことができます。

参考となる画像も添付します。