顧問先への定型連絡に時間を取られていませんか｜士業の連絡業務をAIで型化する

「顧問先への連絡だけで、午前が終わっている」

税理士、社労士、行政書士といった士業の実務では、資料依頼、期限のリマインド、制度改正の周知といった定型連絡が毎日発生します。内容はほぼ同じなのに、顧問先ごとに微妙に書き分けている。

この記事では、士業の定型連絡を型化し、AIで差し込む仕組みに変える手順を整理します。

定型連絡が定型にならない理由

連絡の中身は定型でも、顧問先ごとの前提が違うため、そのまま使えない。これが型化されない最大の理由です。法人か個人か、月次か年次か、担当者が経理に詳しいか。

だからこそ、本文を固定するのではなく、「差し込む項目」を固定するのが正解です。顧問先の属性を一覧にしておけば、文面は自動で作れます。

顧問先台帳を先に整える

最初にすべきは、顧問先の情報を一つの表にまとめることです。名称、担当者名、顕客形態、決算月、連絡手段、注意事項。この表がない限り、どんなツールを入れても手作業は残ります。

表ができたら、連絡種別ごとのテンプレートを作ります。実務で使うのはせいぜい8〜10種類程度です。

AIの使いどころ

AIはテンプレートへの差し込みと、相手に合わせた調整に使います。経理に不慣れな担当者向けに専門用語を言い換える、といった調整は、人がやると意外なほど時間を使います。

一方で、法令の解釈や個別の判断をAIに任せてはいけません。ここは有資格者の責任領域です。使ってよい範囲を事務所のルールとして明文化しておくことをおすすめします。

守秘義務とツール選び

顧問先の情報を扱う以上、どのツールに何を入力してよいかの基準が必要です。学習に使われない設定や、事業者向けプランの契約形態を選ぶなど、技術面と契約面の両方で確認します。

固有名詞を伸ばした形で扱う、という運用も有効です。完璧を目指すより、実行できるルールを決めて守るほうが、結果的に安全です。

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