ユウタ＠評判コンサルタントです。
グーグルの設定サービスを提供させていただいている中で、この度、
高野秀敏/ベンチャー採用転職/エンジェル投資家/M&A様
から非常に貴重な情報をご教示いただきました。
高野様が長年の経験から導き出された知見は、私のような支援者にとっても大変参考になります。
今回はその素晴らしい内容を私なりに咀嚼し、
実体験も交えながらお届けしたいと思います。
「あの日程調整の苦痛」から解放されるGoogleの機能
「来週の水曜日15時はご都合いかがでしょうか？」
「申し訳ありません、その時間は会議が入っております...」
「では木曜日の午前中は？」
「午前中は外出予定がありまして...」
このようなやり取りが何度も続く経験、
皆さんにもあるのではないでしょうか？
私も以前は、ある一件のアポイント調整のためだけに、10通以上のメールをやり取りした末、結局2週間先になってしまったことがあります。
正直、本題の打ち合わせよりも日程調整に時間を取られた...という苦い経験です。
高野様も「命を削った」と表現されるほど、日程調整に膨大な時間を費やされてきたとのこと。その言葉に深く共感します。
私自身も週に5〜10件のミーティングを設定する中で、調整だけで毎週8時間近くを消費していた時期がありました。
そんな共通の悩みを解決してくれる救世主が、Googleワークスペースに搭載されている「日程調整サービス」なのです。
高野様がご紹介くださったこの機能は、多くのGoogleユーザーが見落としている隠れた宝石のような存在です。
適切なプラン選びで失敗を防ぐ〜実例から学ぶ
GoogleワークスペースにはBusiness Starter、Business Standard、Business Plusなど複数のプランがありますが、
高野様が推奨されている通り、日程調整機能をトラブルなく活用するなら
「Business Plus」以上をお選びいただくことを私からも強くお勧めします。
具体的な失敗例をお話しします。
あるクライアント様向けのプロジェクトで、私は当時Business Standardプランを使用していました。社外の方と重要な打ち合わせを設定。
ところが、外出先でスマホから別件の予定を入れたところ、
システムの制約でダブルブッキングの警告が表示されなかったのです。
結果、大切なクライアントをお待たせしてしまい、
信頼関係に傷がついた苦い経験があります。
これが Business Plus プランであれば、デバイスを問わず常にダブルブッキングの警告が表示され、このような失敗は防げたでしょう。
高野様もこの点を特に強調されており、
そのアドバイスの重要性を身をもって実感しています。
実際の活用法〜シーン別テンプレート集
高野様のアドバイスを踏まえつつ、私が実際に使用している文例をシーン別にご紹介します：
■ 初めてのビジネスパートナーへ送る場合
〇〇様
お世話になっております、ユウタでございます。
今回のご提案に関する打ち合わせ日程ですが、お互いの予定を効率的に調整させていただくため、Googleの日程調整サービスを活用させていただければと存じます。
以下のリンクからご都合の良い日時をクリックいただくだけで、お互いのカレンダーに自動で予定が登録される便利な仕組みです。
（リンク）
もしこの方法がご不便でしたら、従来通りのお日にち候補をお知らせいただいても勿論構いません。どうぞお気軽にお申し付けください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
■ 既存のクライアントとの定例会議設定
いつもお世話になっております。
今月の定例ミーティングの日程調整をさせていただきます。
先月ご好評いただいたGoogleの自動調整サービスを今回も使わせていただきます。
下記リンクから15:00-16:00で調整いただけますと幸いです。
（リンク）
■ 複数人での会議設定
プロジェクトメンバーの皆様
次回の進捗会議の日程調整をいたします。
5名全員の予定を一度に調整するため、Googleの日程調整ツールを使います。
下記リンクから、皆様が参加可能な時間帯をお選びください。
最も多くの方が参加できる時間で自動的に確定いたします。
（リンク）
※初めて使われる方へ：緑色の時間帯をクリックするだけでOKです！
失敗から学んだ運用のコツ
高野様が長年の経験から導き出された注意点に、私も全面的に賛同します。そこに私自身の経験を加えて、以下の運用ポイントをお伝えします：
1. 相手に合わせた段階的導入を
私のあるクライアント様（60代・大手企業役員）には、最初は従来通りのメールでの日程調整を行っていました。3回目のミーティング設定時に
「実は便利なツールがございます」と丁寧に説明したところ、
「こういうのを教えてくれるのは助かる」
と逆に感謝されました。
相手によっては、最初は従来のやり方で信頼関係を築き、徐々に新しいツールを提案するアプローチが効果的です。
2. 予定枠の設定には余裕を持たせる
私の失敗例として、ミーティングの枠を30分刻みで設定していたところ、実際には前の打ち合わせが延長して慌てたことがありました。
高野様も仰っているように、ビジネスの現場では予期せぬ事態が起こります。そのため今は、45分のミーティングに対して1時間の枠を取るなど、余裕を持った設定をしています。
3. お礼と確認の一言を忘れずに
予約が入ったら
「ご予約ありがとうございます。〇日〇時でお待ちしております」
と一言お礼のメールを送ることで、システムだけでなく人間的な温かみも伝わります。
高野様も「日時が確定したら念のため教えてください」と丁寧さを大切にされていることが伝わってきます。
初心者の方向けの具体的設定手順
Google日程調整サービスを初めて使う方のために、簡単な設定手順も記載します：
Googleカレンダーを開き、左側の「他のカレンダー」の横にある「+」をクリック
「予定作成ページ」を選択
「予定タイプの作成」でミーティングの種類や時間を設定
「予約可能時間」で自分が予約を受け付ける時間帯を指定
設定が完了したら「保存」をクリック
生成されたリンクをコピーして相手に送信
これだけで、あなたの空き時間に合わせた予約ページが完成します！
高野様の知見から学んだ最大の気づき
高野様が20年以上もの間、日程調整に関わる課題と向き合ってこられたという事実に、深い敬意を表します。ご自身でアプリ開発まで手がけられた経験は、この問題の深刻さを如実に物語っています。
高野様がご指摘されていた「世の中はマジョリティ以降の方が多い」という視点は、特に重要だと感じました。私たちIT関係者は新しいツールに飛びつきがちですが、相手の立場や環境に配慮することが、真のコミュニケーション効率化につながるのだと改めて学ばせていただきました。
最後に〜Google日程調整サービスがもたらす本当の価値
この機能を活用して私が最も嬉しかったのは、単に時間が節約できたということだけではありません。調整の手間が減ったことで、実際のミーティングの質が向上したのです。以前は調整のやり取りで既に疲れてしまい、
本題の会話に集中できないこともありました。今では新鮮な気持ちで本題に集中できています。
高野様が指摘されるように「命を削る」ほどの日程調整の苦労から解放されることは、私たちの働き方を根本から変える可能性を秘めています。
GoogleWorkspaceユーザーの皆様には、ぜひこの機能を活用して、本来注力すべき価値創造に時間を使っていただければと思います。
設定方法や詳細な活用法についてご質問があれば、いつでもCoconaraのサービスでサポートさせていただきますので、お気軽にご連絡ください。皆様のビジネスがより効率的かつ充実したものになりますよう、心より願っております。
最後になりましたが、貴重な知見を共有してくださった高野秀敏様に心より感謝申し上げます。今回のシェアによって、多くの方の業務効率化に貢献できることを願っています。
※本記事は高野秀敏様からご共有いただいた知見をもとに、私の経験も交えて解説しています。高野様のビジネス・イノベーションへの深い洞察に、改めて感謝申し上げます。
