ビジネスメールは、毎日何十通も送受信する重要なコミュニケーション手段です。しかし、何気なく使っている表現が相手に失礼な印象を与えているかもしれません。
今回は「やってはいけないNG表現」を10個ご紹介します。自分のメールに当てはまるものがないか、ぜひチェックしてみてください。
■ NG表現 その1：「取り急ぎご連絡まで」で締める
「取り急ぎ」は「急いでいるので丁寧な対応ができていません」という意味を含んでいます。上司や取引先への正式なメールには不向きです。
→ 代わりに：「まずはご連絡申し上げます」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」
■ NG表現 その2：「了解しました」
「了解」は目上の人には使えません。上司や取引先には「承知しました」「かしこまりました」が正しい表現です。
→ 代わりに：「承知いたしました」「かしこまりました」
■ NG表現 その3：「お世話様です」
「お世話様」は目下の人や同等の立場への言葉です。取引先や上司には「お世話になっております」を使いましょう。
→ 代わりに：「平素よりお世話になっております」
■ NG表現 その4：「ご苦労様です」
これも「了解」と同様、目上の人には使えない表現です。上司や取引先には「お疲れ様です」も使わず、挨拶を省いた書き出しが無難です。
→ 代わりに：「お世話になっております」で統一する
■ NG表現 その5：「〜してもらえますか？」
依頼の表現が砕けすぎています。ビジネスメールでは丁寧な依頼表現を使いましょう。
→ 代わりに：「〜していただけますでしょうか」「〜をお願いできますでしょうか」
■ NG表現 その6：句読点がない・または多すぎる
句読点のないメールは読みにくく、多すぎると稚拙な印象を与えます。適切なところで文を区切り、段落を分けると読みやすくなります。
■ NG表現 その7：「〜と思います」の多用
「思います」は曖昧さを含むため、ビジネス文書では不確かな印象を与えます。断定できることは断定し、不確かな場合は「確認の上、ご回答いたします」とするのが誠実です。
■ NG表現 その8：件名が「よろしくお願いします」だけ
件名は内容が一目でわかるように書きましょう。「よろしくお願いします」「お問い合わせ」だけでは相手が内容を把握できません。
→ 良い件名の例：「〇〇の件について／株式会社△△ 山田」
■ NG表現 その9：長すぎる前置き
本題に入る前の前置きが長すぎると、相手に読む負担をかけます。挨拶は1〜2行に抑え、用件を早めに伝えましょう。
■ NG表現 その10：返信時に「Re:」を消す
返信時に件名の「Re:」を消してしまうと、相手がどのメールへの返信か分からなくなります。特にやり取りが続いている場合は「Re:」を残すのがマナーです。
■ まとめ
ビジネスメールは日々の積み重ねです。正しい表現を身につければ、相手からの信頼もぐっと高まります。
「自分では上手く書けない」「時間がない」という方は、ていねい代筆堂にご相談ください。ビジネスメール・お礼状・お詫び状など、丁寧に代筆いたします。
