アンケートの自由回答、読みっぱなしになっていませんか？内容別に整理します

アンケートの集計が終わって、最後に残った自由回答。

「めんどくさい…」

選択式の項目はグラフにできたけれど、文章で寄せられた意見は、そのままExcelに並んでいる。

一通り読んではみたものの、

「結局、どんな意見が多かった？」

と聞かれると、もう一度読み直すことに。

報告資料にまとめたいのに、ここで手が止まっていませんか？

特に、個人事業主様や人数の少ない事業所様は困っておられるかと思います。

【一つの回答に、複数の話題が入っている】

自由回答の整理で迷いやすいのが、分類です。

たとえば、こんな回答があったとします。

「スタッフの対応は親切でした。ただ、受付の場所が分かりにくく、少し迷いました」

接客への感想と、案内への要望。

一つの文章に、二つの話題が含まれています。

これを「良い意見」「悪い意見」のどちらかに分けるだけでは、片方の内容が見えなくなってしまいます。

何を知りたいアンケートなのかに合わせて、整理の仕方を決めることが大切です。

【元の文章と、整理した内容を並べます】

たとえば、イベント後のアンケートなら、次のような一覧にまとめられます。

・回答番号  

・自由回答の原文  

・内容の短い要約  

・「受付」「会場」「スタッフ対応」などの分類  

・確認が必要な点  

原文を残すのは、要約だけでは細かなニュアンスが抜けることがあるからです。

報告書を作る時に、

「この意見は、実際にはどう書かれていた？」

と戻れるようにしておきます。

意味が取りにくい回答も、無理に解釈して分類せず、確認用に分ける形で相談できます。

【件数を出すなら、数え方もそろえる】

内容別の件数を知りたい場合は、数え方も事前に確認します。

先ほどの回答を「スタッフ対応」と「案内」の両方に数えるなら、分類ごとの件数を合計しても、回答者数とは一致しません。

また、同じ人が一つの回答の中で何度も触れている話題を、その都度数えるのかどうか。

ここが曖昧だと、集計結果を見た人が迷ってしまいます。

「何人の回答に含まれていたか」など、使い道に合う基準を決め、その基準が分かる形で整理します。

【まずは、何に使いたいかを教えてください】

「イベント後のアンケートに、自由回答が約100件あります。次回の改善会議で使いたいので、内容別に分けて、主な意見を一覧にできますか？」

このようなご相談からで大丈夫です。

回答数の目安、元データの形式、希望納期に加えて、

「誰が、何のために読む資料なのか」

を教えていただけると、完成形を相談しやすくなります。

分類項目がまだ決まっていなくても構いません。

内容の一部を確認し、分類案をすり合わせてから進める方法もあります。

私は、アンケート結果を含むデータ整理や、一覧・報告資料への整理をお受けしています。

せっかく集まった声を、読み返すだけで終わらせず、会議で確認できる形にまとめたい。

そんな時は、サービスページの見積もり相談からお声がけください。

ご購入前に、対応範囲・料金・納期をご案内します。

※氏名や連絡先など、作業に不要な個人情報は除いていただくか、資料の送付前に取り扱いをご相談ください。

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