ECの売上CSVと入金額が合わない—最初に分ける4つの日付

EC管理画面の月間売上は100万円なのに、銀行への入金は100万円ではない。

この差をすぐ「手数料」と決めてしまうと、返金、保留、入金日のずれ、対象期間の違いを見落とします。最初に行うのは計算式の追加ではなく、同じ月として集計している日付の確認です。

売上と入金で、見ている日が違う

少なくとも次の4つを分けます。

1．注文日

2．決済が確定した日

3．返金や調整が発生した日

4．銀行へ入金された日

9月30日の注文が10月の入金に入ることもあれば、8月の注文に対する返金が9月の明細に出ることもあります。注文日だけで9月を集計した表と、9月に銀行へ振り込まれた明細は、そのままでは一致しません。

まず「9月の売上」と「9月の入金」のどちらを確認したいのかを決めます。

2つのCSVを、いきなり横に並べない

注文CSVと入金明細では、1行の意味が違います。

注文CSVは商品ごとの明細で、1注文が複数行になっている場合があります。入金明細は、複数注文をまとめた振込1件になっている場合があります。注文番号だけで1対1に結合すると、金額が重複することがあります。

先に、それぞれの行を次の単位へ整理します。

・注文単位の売上

・返金・キャンセル

・決済やモールの手数料

・保留・調整

・入金単位の振込額

そのうえで、モール名、注文番号、決済ID、入金予定日など、両方に残っているキーを確認します。

差額は4つの箱へ分ける

差額を1本の「不明」列へ入れると、翌月も同じ調査を繰り返します。私は次の4区分に分けます。

1．説明できる手数料

決済手数料、販売手数料、配送関連の費用など、明細に名称と金額があるものです。売上から引かれる時期が同じとは限らないため、計上日も残します。

2．返金・キャンセル・調整

売上時と返金時が別の月になることがあります。元注文への参照があれば結び、なければ確認対象へ残します。

3．翌回入金・保留

決済済みでも、今回の振込に入っていない取引です。消えた売上と判断せず、次回確認へ回します。

4．根拠が見つからない差額

自動で「その他手数料」に入れません。金額、対象注文、日付、元ファイルの行を一覧にし、人が確認できる形で残します。

月次で残すのは、結果より照合ルール

1回目の照合では、どの列を使い、何を同じ取引とみなし、どの差額を自動確定しないかを決めます。

納品物は次の形を想定しています。

・モール別・商品別の売上集計

・手数料と返金の内訳

・入金と結びついた取引

・次回入金へ回す取引

・根拠が足りない確認一覧

・翌月用の列対応・照合ルール表

翌月は購入者側で保管したルール表と新しいCSVを使い、列追加や明細名の変更がないかを先に確認します。毎月の再注文が必要か、手元で繰り返し使う専用ツールにした方がよいかは、件数と形式の安定度で決めます。

入金消込を自分で点検したい方へ

銀行明細と請求一覧を貼り付け、完全一致・候補あり・未一致を分ける完成済みテンプレートです。

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今回のCSVを整理してほしい方へ

ご相談時は、個人情報を伏せた注文CSV、入金・手数料の明細、期待する月次集計の見本をお送りください。税務判断や会計科目の決定ではなく、CSVの統合、差額の分類、確認一覧の作成を行います。

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