納品書・受注書のファイル名変更を自動化｜OCRリネームツールの事例

こんにちは。はち｜副業・物販の自動化エンジニアです。

今回は、納品書・受注書などのスキャンPDFに書かれた識別番号を読み取り、ファイル名を自動変更するOCRリネームツールの事例をご紹介します。

■ ご相談前の課題

毎日100枚近くのスキャンPDFを確認し、書類に書かれた番号を見ながらファイル名を1件ずつ変更していました。

・PDFを開いて番号を確認

・ファイル名を入力

・保存先を整理

この作業を繰り返すため、時間がかかるだけでなく、入力ミスや名前の付け間違いも起こりやすい状態でした。

■ 作成したツール

PDFの指定範囲をOCRで読み取り、書類内の識別番号を取得します。

取得した番号をもとに、命名ルールに沿ってファイル名を自動変更します。

複数ファイルをまとめて処理でき、読み取り結果と処理ステータスも一覧で確認できます。

■ 画面で確認できること

・元ファイル名

・OCRで読み取った識別番号

・変更後のファイル名

・読み取り成功／要確認のステータス

読み取り範囲のプレビューや、要確認データの再スキャンにも対応しています。実際の画面例では、4件のPDFをまとめて読み取り、処理結果を一覧で確認しています。

■ 工夫したポイント

OCRは画像の状態や書類のレイアウトによって読み取り結果が変わるため、読み取り範囲を調整できるようにしました。

また、元ファイルを直接書き換えるのではなく、処理結果を確認しながら運用できる設計にしています。

■ このような方におすすめ

・納品書や受注書を毎日大量に処理している

・PDFの番号を見ながらファイル名を変更している

・取引先や書類ごとに命名ルールがある

・手入力によるミスを減らしたい

・社内のWindowsパソコンで完結したい

書類の種類やファイル名のルールに合わせて、OCRによるファイル名変更、フォルダ仕分け、Excel転記などの自動化が可能です。

「この書類でも自動化できる？」というご相談だけでも歓迎しています。

詳しい内容は、私のココナラ出品ページをご覧ください。