「引き算」の発想で業務を効率化！？『ECRSの法則』

※Webサイトに掲載している記事のダイジェスト版となります。

■より業務の効率化やカイゼンをしたいと思っているものの・・・

労働力の減少が進み、刻々と変化し続けるビジネスシーンにおいて、業務の効率化や、変化に対応するためのカイゼンはもはや不可欠と言えます。

ですが、「実際の効率化の手立てや具体的なカイゼン方法がわからない」「進めてはいるものの思ったような効果が出ていない」と悩むこともあるのではないでしょうか。

そんな時に有用なフレームワークが『ECRSの法則』です。

■『ECRSの法則』とは？

『ECRS（イーシーアールエス or イクルス）の法則』とは、「Eliminate（排除）」「Combine（統合）」「Rearrange（順序の入れ替え）」「Simplify（簡素化）」それぞれの頭文字をとった、業務改善を実施する上で用いられるフレームワークのことです。

この順番に検証・課題を抽出していくことで、無駄な業務を減らし、業務の効率化を図ることができます。

『ECRSの法則』は元々、製造業の現場で的確な課題の抽出と効果的な業務改善のための手法として用いられていましたが、近年ではあらゆる業種・職場で注目され活用が進んでいます。

また、『ECRSの法則』によって得られる改善の効果は、「Eliminate（排除）→Combine（統合）→Rearrange（順序の入れ替え）→Simplify（簡素化）」の順に小さくなるのが一般的と言われています。

なので、「E→C→R→S」の順で実施することで、最適な優先順位で改善することができるようになります。

4つの要素それぞれの意味は以下の通りです。

　◆Eliminate（排除）

1番目のステップである「Eliminate（排除）」は、よくよく考えると「不要」と思われる業務を洗い出し、排除するフェーズです。

具体的には、それぞれの業務で行っているタスクの具体的な理由・目的を洗い出します。

実施する具体的な理由や目的が明確でない場合、その業務はただ「慣例化」し定着してしまっている可能性が考えられます。

実施業務を洗い出し排除することで、コストや時間の無駄を削減し、業務全体の効率を高めることができます。

　◆Combine（統合）

2番目のステップである「Combine（統合）」は、類似・重複している業務を別々に進めている場合、まとめる（統合する）ことで必要なリソースを集約し、効率を高めるフェーズです。

場合によっては、規模が大きくなっている業務を分割することで、効率化を図るというケースも含まれます。

　◆Rearrange（順序の入れ替え）

3番目のステップである「Rearrange（順序の入れ替え）」は、業務の手順・順序を入れ替える（再配置する）ことで、効率を高めるフェーズです。

例えば、ルート営業の顧客への訪問順を見直すことで、移動時間が短縮できるといったケースが挙げられます。

業務のプロセスを、より論理的・効率的に順番を変えることで、プロセスや時間の節約につながることになります。

　◆Simplify（簡素化）

4番目のステップである「Simplify（簡素化）」は、複雑な手順の業務プロセスを単純化する、業務の一部を自動化・システム化するといった形で、現状よりも業務の簡素化を図り、効率を高めるフェーズです。

最近であれば『AI』や『DX化』によって、業務を自動化したり、工数を削減することで、人的ミスのリスクを減少させ、業務スピードアップが期待できるようになります。

■実際に『ECRSの法則』を活用する手順

実際に『ECRSの法則』を活用するステップは、以下の通りです。

　◆現状の業務を詳細に分析する

まずは、各業務のステップを明確にして、段階ごとに関わる部署や担当者、関連するシステム、データや書類作成などの流れを洗い出すことが必要になります。

　◆ムダを「Eliminate（排除）」する

実際に『ECRSの法則』のプロセスに入ります。

各業務の詳細なフローを明らかにした後は、成果が出ていないなどの基準で「不要」な業務を特定し、致命的な支障が出ないようであれば、その業務を取り除きます。

　◆類似・関連するタスクを「Combine（統合）」する

業務を精査した中で、類似する・関連するタスクがあれば、それらを統合してみます。

統合することで、重複するタスクを減らせるため、余計な業務負担の軽減や、本来注力すべき業務にリソースを集約することができます。

そして場合によっては、玉石混合になっているタスクを分割することで、効率化を高めるケースも。

　◆業務プロセスを「Rearrange（順序の入れ替え）」する

無駄な業務が減り、業務の「選択と集中」を終えた後は、論理的・効率的な観点で各業務のプロセスを見直す・入れ替えることで、工数や時間の節約につながります。

　◆業務プロセスを「Simplify（簡素化）」する

例えば『AI』や『DX化』によって、複雑な業務をシンプルにすることで、効率化を高めつつ、人的ミスのリスクを低下させることができるようになります。

　◆改善策を業務に適用し評価する

『ECRSの法則』で明らかになった改善策を実際の業務に適用し、生じる効果を評価します。

　◆継続的・定期的にカイゼンする

そして、継続的かつ定期的に業務カイゼンを進めます。

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