業務改善のご相談の前に。「困りごと」を3行で書き出すコツ

はじめまして。メーカーでDX推進を担当しながら、中小企業・個人事業主の方の業務改善をお手伝いしているKazukiです。

「Excelや紙での管理をなんとかしたい。でも、何から相談すればいいか分からない」

そう感じている方は、きっと多いと思います。

私自身、本業で社内の業務改善に関わるなかで、「困っているのに、それをうまく言葉にできない」という場面に何度も出会ってきました。困りごとは確かにあるのに、いざ相談しようとすると、何から話せばいいのか分からなくなってしまうのです。

でも、安心してください。専門用語も、きれいに整理された要望もいりません。相談の前に、たった3行を書き出すだけで、話がぐっと進みます。この記事では、その書き方をご紹介します。

【なぜ「3行」なのか】

長い文章を書こうとすると、手が止まってしまいます。そこで、書く内容を3つの問いに絞ります。問いに答えるだけなので、文章が得意でなくても大丈夫です。3行にそろえておくと、相談を受ける側も状況をつかみやすく、「では、ここから直してみましょう」と最初の一歩を決めやすくなります。

【書き出す3行】

①いま、何をしていますか？

やっていることを、そのまま書いてください。

（例：毎週金曜に、売上をExcelに手で写している）

（例：お客様からの問い合わせを、紙のメモに書いて回している）

②どこが一番つらいですか？

「何がイヤか」を素直に書きます。

（例：時間がかかる）

（例：間違えやすくて、あとで直すのが大変）

（例：人によってやり方が違う）

③どうなったら楽ですか？

理想の状態を、ざっくりで構いません。

（例：30分の作業が5分になる）

（例：ミスが出なくなる）

（例：誰がやっても同じ結果になる）

【3行をまとめると、こうなります】

たとえば、こんな感じです。

・いま：毎週金曜に、売上をExcelに手で写している

・つらい：時間がかかるうえ、写し間違いが心配

・理想：ボタンひとつで集計まで終わっていてほしい

これだけで十分です。正確な数字も、専門的な言葉も必要ありません。

【うまく書けないときのヒント】

・「一番イヤな瞬間」から思い出してみてください。作業の流れより、イヤだと感じた場面のほうが思い出しやすいものです。

・数字が分からなくても大丈夫です。「だいたい毎日」「けっこう時間がかかる」で十分です。

・完璧な文章にしなくて構いません。箇条書きでも、単語だけでも、そのまま教えてください。

・ひとつに絞れないときは、いちばん気になるものを1つだけ選んでください。

【ご相談いただいたあとの流れ】

1. いただいた3行をもとに、状況をお聞きします（分からない点は、こちらから質問します）

2. どこを直すと一番楽になりそうかを、専門用語を使わずに一緒に整理します

3. 小さく試せる形から、進め方をご提案します

【私が大切にしていること】

・専門用語を使わず、分かる言葉で説明します

・大きく作り込む前に、小さく試せる形から始めます

・作って終わりにせず、使い始めてからの困りごとも一緒に整えます

「これって相談していいのかな？」と迷うような、ちょっとした作業のご相談でも歓迎です。まずは3行だけ、書いてみてください。お気軽にメッセージをお待ちしています。