キャンセル料の請求文、送信前に確認したい3点

キャンセル料の連絡文を書いたものの、「この予約の金額で合っている？」「支払期限や振込先を書き間違えていない？」と送信前に手が止まることはありませんか。

急いで送ると、予約者や対象の予約を取り違えたり、確認できていないことまで書いてしまったりするおそれがあります。送信ボタンを押す前に、下の3点を予約記録や施設内の案内と照合してみましょう。

1. 誰の、どの予約についての連絡か

宛名だけでなく、予約番号、宿泊日、人数や部屋など、相手が自分の予約だと確認できる情報を見直します。複数の予約を同じ方がしている場合は、別の予約の情報が混ざっていないかも確認します。

2. 金額と、その確認元が一致しているか

連絡文の金額を、該当する予約内容や施設で確認した条件・計算記録と照らし合わせます。計算の考え方を説明する場合は、どの記録を見て整理したのかが分かる表現にします。確認できていない条件や判断は、確定した事実のように書かず、送信前に確認します。

3. 支払期限・方法が施設の案内と合っているか

期限、振込先、支払方法、問い合わせ先に誤記がないかを確認します。期限や方法を独自に決めて書くのではなく、施設の運用や該当する案内に沿っているかを見直しましょう。

送信前のコピー用チェック

□ 送信先アドレス・宛名・予約番号・宿泊日を予約記録と照合した

□ 金額と確認元の記録を照合した

□ 支払期限・方法・振込先を施設の案内と照合した

□ 未確認のことを確定事項として書いていない

□ 相手が「何の連絡で、何を確認すればよいか」を読み取れる

ひとつでも確認できない項目があれば、空欄を推測で埋めず、該当する予約記録や施設内の担当者に確認してから文面を整えます。このチェックは送信文の事実関係を見直すためのもので、個別の請求可否や法的な判断をするものではありません。

未払いが発生した後、「最初の連絡をどう組み立てるか」「返答がないときや反論があったとき、次に何を確認するか」まで一から考えるのが負担な場合は、宿泊施設向けに未払いキャンセル料への対応手順をまとめた完成済みPDF教材もあります。購入前に、対応範囲や納品内容を商品ページでご確認ください。個別案件の法律相談・法的判断・書面作成代行や、回収の保証は含まれていません。

宿向け｜未払いキャンセル料の回収手順をお伝えします：

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