クライアントとの面談が終わって、その日のうちに「フォローメール」を送る、というのを習慣にしている方へ。
私もそうしているんですが、3年前まで、このフォローメールに毎回20分くらいかかっていました。
書く内容は5要素で決まっています。
- 「今日はありがとうございました」（御礼）
- 「特に印象に残った話」
- 「議事録は明日送ります」
- 「次回までに私がやること」
- 結び
この5要素を、面談ごとに違うクライアント向けに書き直す。最初の頃は気合で書いていたのが、月10件の面談を回すようになると、フォローメールがテンプレ化してきました。「いつもの定型文」が量産されて、相手にも「あ、これテンプレで送ってきてるな」が伝わるようになる。
クライアントから「いつも丁寧なメールありがとうございます」と返ってくることはなくなり、既読スルーが増えていきました。
その時期に、ChatGPTにプロンプトを工夫して投げて、解決した話を1本書きます。今は、フォローメール作成が5〜6分で済んでいて、しかもテンプレ感が消えて、相手の言葉を引用した温度のあるメールになっています。
このプロンプトは、私が今も毎日使っている20個のテンプレのうちの1個（テンプレ13）です。本記事では、これを丸ごと公開します。
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少しだけ自己紹介
私は店舗運営の現場に21年いて、現在もアントワークスでエリアマネージャーとして4店舗・年商4.6億円規模のマネジメントをしています。同時にAIエンジニアとして個人開発を続けていて、業務改善の領域でココナラを通じた相談・実装のサポートも行っています。
「人を相手にする業務」を21年やってきた経験を、1人で動くコンサル・コーチ・相談業の方の業務にどう活かせるか。この連載は、その試行錯誤の3本目です。
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テンプレ13：フォローメール
**シーン**：面談後24時間以内に送るフォローメール。議事録の前に、まず「今日はありがとうございました」の温度を伝えたいタイミング。
**Before**：自分で書くと20分。テンプレ化するとパターン化して薄くなり、既読スルーが増える。
**After**：AIに面談の特徴を伝えて、その面談に固有のフォローメールを生成させる。修正で5〜6分。短縮目安は約15分。
**プロンプト**：
```
以下は今日の面談の特徴です。クライアントに送るフォローメールを作ってください。
メールの構成:
1. 御礼（1〜2行、テンプレ化を避ける）
2. 今日特に印象に残った話題（1〜2行、相手の言葉を1つ引用）
3. 議事録の送付予告（1行）
4. 次回までに私が動くこと（1〜2行）
5. 結び（1行）
今日の面談の特徴:
- クライアントが特に熱を込めて話したテーマ: {1〜2行}
- クライアントが使った印象的な言葉: {1〜2個}
- 私が今日新しく気づいたこと: {1〜2行}
クライアントとの関係:
- 関係期間: {新規/継続、期間}
- 普段のトーン: {丁寧/フランク/その他}
```
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このプロンプトの肝は、「相手の言葉を引用させる」こと
このプロンプトをChatGPTに貼り付けて、`{ }` の中を自分の状況に書き換えるだけです。慣れれば、入力に1分、出力に3分、自分の言葉に直すのに2分。合計5〜6分でフォローメールが完成します。
ただ、貼り付けて動かすこと自体より、設計の意図を理解した方が応用が効くので、少し書きます。
このプロンプトで一番重要なのは、「**今日特に印象に残った話題（1〜2行、相手の言葉を1つ引用）**」の行です。
「相手の言葉を1つ引用」させることで、テンプレ感が決定的に消えます。
たとえば、「先ほどおっしゃっていた『○○』という言葉が、終わってからも残っています」のような1文が入ると、相手は「ちゃんと聞いてもらえた」と感じます。テンプレで書かれたメールとそうでないメールを分けるのは、この1行の有無です。
実際に使ってみると、ポイントは「クライアントが使った印象的な言葉」を1〜2個メモしておくこと。面談中にメモを取る時、相手が強く言った言葉を意識的に書き残しておく。これだけで、テンプレ感のないメールが安定して書けるようになります。
「私が今日新しく気づいたこと」も入れると、メールの最後が「次回までに私が動くこと」だけにならない。一方向ではなく、面談で私の側も学んだ、という対等な関係性が伝わります。
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クライアント情報の扱いと、出力をそのまま送らない注意点
このプロンプトを試す前に、1点だけ。
入力する「クライアントの特徴」には、実名、社名、契約金額の具体的な数字は入れないでください。「クライアントが特に熱を込めて話したテーマ」も、テーマだけを書けば十分です（具体的な事業内容や金額の話は不要）。
そして、出力された文章をそのままコピペで送ると、文体が浮きます。
AIの言い回しを残したまま送ると、相手にも伝わります。必ず一度、自分の口調に直してから送ってください。「先ほどおっしゃっていた」の部分を、普段の自分の言葉なら「さっきのお話の中で」と言うかもしれない。そういう小さい調整を加えると、自分のメールとして自然に届きます。
5〜6分のうち、2分は「自分の言葉に直す時間」として確保しておく前提で使うのがおすすめです。
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残り19個のテンプレと、30日ロードマップ
今回お渡ししたのは、20個のうちの1つ、フォローメールのテンプレだけです。
私が日常的に使っている残り19個には、こういうものが含まれています。
- 面談前：事前資料の論点抽出、質問設計、過去面談からのクライアント情報の整理、差別化軸の言語化、提案書骨子
- 面談中：リアルタイム要約、合意形成チェックリスト
- 面談後：議事録、次回提案、要望の優先度マトリクス化、契約条件の言語化
- 転用：SNS文案、ブログ記事骨子、メルマガ、講座資料、プレゼン台本
これらをまとめて、3つの実例Before/Afterと、30日間の導入ロードマップを足したものを、別途有料コンテンツとして用意しています。タイトルは『1人で動く相談業向け 面談まわりAI圧縮テンプレ20本』、価格は5,500円です。
テンプレ集を読む前に「自分の業務にAIをどう組み込むか」を一緒に整理したい方は、ココナラ内の30分相談の方が先に合うかもしれません。業務の具体に合わせて、どのテンプレから入るのが現実的か、お話しできます。
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次回：フォローメールが速くなっただけでは、まだ半分でした
このフォローメールテンプレ1本だけでも、面談後の20分が5〜6分に縮まります。
ただ、私の実感では、フォローメールが速くなっただけでは、まだ半分でした。クライアントの反応が大きく変わったのは、議事録が3日後ではなく翌日昼に届くようになってから、です。
「テンプレを使うとクライアントの反応がどう変わるのか」を、次回の最終回で書きます。
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この連載の他の記事
- 第1回：[日曜の夜23時、机に積まれていた来週の宿題と、寝不足の火曜の朝](#)
- 第2回：[3年前、クライアントの実名をChatGPTに入れて青ざめた話](#)
- 第4回：[議事録が3日後だった頃と、翌日昼に届く今で、クライアントの反応がどう変わったか](#) ※公開予定
連載全体で、1人で動く相談業の方向けに、面談まわりの手作業をAIで圧縮した経験をまとめていきます。
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どのテンプレから入るか相談したい方へ
20個全部を一気に試すのは現実的ではありません。自分の業務でどこから入るのが効きやすいか、業務の中身を聞いた上で一緒に絞れます。
- 組織の評価監査制度の型診断（30分相談・通常6,000円）
https://coconala.com/services/4227512" data-service_id="4227512" data-width="468" data-comment="0" data-invite="0" data-user_id="102148">現役マネジャーが組織の評価監査制度を型診断します 質問票10問で監査制度を「型診断」します
- 現場の作業LINEで自動化できるか診断設計（30分・通常6,000円）
https://coconala.com/services/4214161" data-service_id="4214161" data-width="468" data-comment="0" data-invite="0" data-user_id="102148">現場の作業LINEで自動化できるか診断設計します これ自動化できない？を現場が回せる形に。設計書で見える化。
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https://coconala.com/services/4236833" data-service_id="4236833" data-width="468" data-comment="0" data-invite="0" data-user_id="102148">現場の業務1フローを1週間でLINEBot化します 30分相談で見えた業務を、1週間で動かします
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## 著者情報
- 著者: AkariLab（makoto）
- 経歴: 店舗運営21年、店長賞3冠、現役エリアマネージャー（4店舗・年商4.6億円規模）
- 専門領域: AI実装エンジニア／個人事業主のクライアント業務改善
- 運営: ココナラで業務改善相談、個人ブログで毎日執筆、SNS自動投稿パイプラインの個人開発
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