Salesforceのレポートをスプレッドシートに取り込むと、2,000行で止まってしまいます。Salesforce側のレポートの仕組みによる上限です。
「ReportZen(レポートゼン)」は、この上限を越えてレポートの全件をGoogleスプレッドシートに取り込むアドオンです。アドオンとは、スプレッドシートに後から足して使う機能のことです。
このサービスでは、ReportZenの全件取得を使えるようにするライセンスキーを1本お渡しします。
■ お渡しするもの
・ライセンスキー 1本(有効期間1年)
・インストールから初回取り込みまでの手順(トークルームでお送りします)
・情報システム部門への依頼手順書(PDF)。Salesforce側で必要な設定を、社内の管理者にそのまま頼める形にまとめています。
■ キーを登録すると使えるようになること
・レポートの全件取得:2,000件ずつ自動で続きを取りに行き、最後の行までシートに並べます
・毎朝の自動更新:朝6〜7時ごろ、登録したレポートをまとめて最新にします
・複数レポートの一括更新:一覧シートに並べたレポートを1回の操作で更新します
■ キーがなくても使える機能
・SalesforceからエクスポートしたCSVの取り込み(ドラッグ&ドロップ。Salesforce側の権限は不要です)
・API接続での取り込み(2,000件まで)
インストールは無料です。手順は購入後にトークルームでお伝えします。
■ 実際に確かめたこと
開発用のSalesforce環境で、2,354件のレポートを2,000行で止まらずに最後まで取り込めることを確認しています。
■ データの扱い
データはお客様のスプレッドシートとお客様のSalesforceの間で直接やり取りされます。当方のサーバーは通りません。
Salesforceへの接続情報とライセンスキーは、お客様のGoogleアカウントの中にだけ保存されます。
■ 有効期限と更新
・キーの有効期限は発行日から1年です。期限はキーの中に入っていて、登録したときに画面に表示されます。
・期限の30日前から、更新のたびにシートの右下に残りの日数が表示されます。
・期限が過ぎると、取り込めるのは2,000件までになります。
・毎朝の自動更新は、期限が切れると自動で止まります。シートにすでに入っているデータはそのまま残り、書き換えられることはありません。
・自動で課金されることはありません。
・2年目以降も全件取得をお使いになる場合は、「出品者に質問」からご連絡ください。お見積りをお送りします。
■ 利用の条件
・1本のキーは、1つのSalesforce組織でお使いいただく前提です。
・形式が「表形式」のレポートに対応しています(集計形式・マトリックス形式には対応していません)。
・レポートに「レコードID」の列(取引先IDなど)が必要です。
■ 購入の流れ
1. ご購入後、トークルームでライセンスキーとインストール手順をお送りします(当日中)
2. 手順に沿ってインストールと初期設定をしていただきます(CSVの取り込みは5分ほど。全件取得は管理者の設定を含めて30分ほど)
3. お困りのことがあれば、トークルームでお答えします(購入から14日間)
・Googleアカウントと、Googleスプレッドシートが使える環境が必要です
・全件取得には、Salesforceの管理者に一度だけ設定をお願いする必要があります(依頼手順書をお付けします)
・やり取りはトークルームのテキストのみです(通話はしていません)
・画面を見てほしいときは、スクリーンショットをトークルームに添付してください。スプレッドシートの共有リンクはお受けできません
・サポートはトークルームが開いている間(購入から14日間)です