受注一覧と納品実績など、2つのExcel・CSVを1件ずつ見比べる作業を代行します。
注文番号や商品コードなどを使ってデータを照合し、数量・金額の違いや、片方の表にしかないデータを一覧にまとめます。
照合結果から「どこを確認すればよいか」が分かる状態で納品します。
■ このような作業でお困りではありませんか?
・受注表と納品表を開き、数量や金額を1行ずつ確認している
・2つの表が合わず、違う箇所を探すのに時間がかかる
・片方の表にしか載っていないデータを確認したい
・毎月、同じ形式の表を見比べて確認している
「この表とこの表の、ここが合っているか知りたい」というご相談から承ります。
■ 対応する作業
① 数量・金額などの比較
対応するデータを照合し、一致している箇所と違いのある箇所を整理します。数値の比較では、必要に応じて差分も表示します。
② 片方の表にしかないデータの抽出
受注表にはあるが納品表にはないデータなどを、確認できるよう一覧にします。
③ 対応関係を決められないデータの抽出
番号の空欄や重複などにより、どのデータ同士を比較すべきか判断できないものを「要確認」として整理します。
照合に必要な列名の調整や表記の統一も、事前に確認した範囲で対応します。
■ 納品するもの
Excelファイルに、次の内容をまとめてお渡しします。
・照合結果
一致・差異・要確認などの結果をまとめた一覧です。
・差異・要確認一覧
数量や金額に違いがあるデータ、片方の表にしかないデータ、対応関係を決められないデータをまとめます。
・照合条件のメモ
比較に使った番号や項目、対象期間、表記をそろえた内容などを記載します。
注文番号などの対応情報を残し、結果から元のデータを確認できる形で納品します。お預かりした元データは上書きせず、結果を別ファイルで作成します。
■ 基本の対応範囲
Excel・CSVの、1行ごとの対応関係を決められるデータが対象です。
注文番号だけでは対応が決まらない場合は、商品コードや明細番号などを組み合わせて確認します。
分納した複数行の合算、返品・キャンセルの調整、番号のないデータ同士の照合などは、サンプルを確認したうえで対応可否と料金をご案内します。
片方の表に記録がない場合も、対象期間や記録方法によって意味が変わるため、「未納」などの業務上の判断は行わず、確認が必要なデータとしてお伝えします。
■ ご依頼の流れ
1.サンプルと確認したい内容をお送りください
2.比較する項目・条件・料金・納期を確認します
3.合意した条件で照合し、結果を確認します
4.照合結果と要確認一覧を納品します
■ ご相談について
ご購入前に、比較したい2つの表のサンプルと、確認したい内容をお知らせください。
会社名や個人名を置き換えたサンプルでも構いません。列名やデータの並び方が分かる状態でお送りいただくと、対応範囲をご案内しやすくなります。
専門的な説明は不要です。現在、どのように確認していて、どこに手間がかかっているかをお聞かせください。
作業開始にあたり、対象データと次の情報をお送りください。
① 比較するExcel・CSV
照合対象となるファイルとシートをご指定ください。
② 確認したい内容
例:数量が一致しているか、金額に違いがないか、片方にしかないデータがあるか。
③ 共通する番号やコード
注文番号・商品コード・明細番号など、対応するデータを確認するための項目をお知らせください。不明な場合は、その旨をお伝えください。
④ 対象期間・締め日
どの期間の受注・納品などを比較するかをご指定ください。
⑤ 個別の取り扱い
分納・返品・キャンセルなどが含まれる場合は、事前にお知らせください。
⑥ 希望する納期・納品形式
Excelでの納品を基本とします。CSVをご希望の場合は、ご相談ください。
事前相談で合意した内容をもとに作業を進めます。対象データや比較条件に変更がある場合は、作業開始前にお知らせください。