メモから説明の資料を作るとき、パワポを開く前に見る3つのこと

会議や説明会のために書いたメモや原稿を、パワーポイントの資料にしたい。そんなとき、すぐにパワポを開いて1枚目から作りはじめると、途中で順番を入れかえたり、作り直したりすることがあります。開く前に、次の3つを見ておくと、まとめやすくなります。

1. メモの順番を、聞く人の知りたい順にする

メモは、書いた人が思いついた順になっていることが多いものです。「何を伝えたいか（まとめ）」「なぜそう言えるか（わけ）」「聞いた人にしてほしいこと」の順に並べかえてみてください。並べかえたメモが、そのまま資料の流れになります。

2. 数字と手順を、文の中から取り出す

売上や人数をくらべた数字や、作業の順番を、文のまま書いていないかを見てください。数字は表に、順番がある手順は矢印でつないだ箱にすると、ひと目で分かりやすくなります。メモの中の数字と手順に、先に線を引いておくと見つけやすいです。

3. どこで見る資料かを決める

会議室の画面に映すのか、紙に印刷して配るのか、あとでスマホで見るのかで、合う文字の大きさや、1枚に入れる量が変わります。見る場所を1つ決めてから作りはじめると、あとで直す所が少なくなります。

この3つをメモの横に書いておくと、自分で作るときも、人に作ってもらうときも、話を進めやすくなります。作る時間がとれないときは、原稿やメモをもとに資料を作ってもらうこともできます。

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