パワポ資料が文字ばかりになるのを防ぐ3つのコツ

「伝えたいことを全部書いたら、スライドが文字でいっぱいになった」。

パワーポイントの資料づくりで、よくあるお悩みです。文字が多いスライドは、見る人がどこを読めばよいか迷ってしまい、話も頭に入りにくくなります。

ここでは、文字ばかりの資料にしないための3つのコツを紹介します。

【コツ1：1枚で伝えることを1つにしぼる】

文字が多くなる大きな理由は、1枚のスライドにいくつもの話を入れてしまうことです。

まずは「このスライドで一番伝えたいことは何か」を決め、それをスライドのタイトルに、短い文で書いてみてください。

例：

・よくない例：「売上について」

・よい例：「新商品の売上は、春から伸びている」

タイトルが結論になっていれば、本文はその理由や根拠だけで足ります。入りきらない話は、別のスライドに分けましょう。

スライドの枚数が増えることを気にする方もいますが、文字でいっぱいの1枚より、すっきりした2枚のほうが、見る人には分かりやすいことが多いです。

【コツ2：文章を、数字や図に置きかえる】

「去年と比べて売上が増え、とくに春からの伸びが大きかった」という文章は、グラフにすれば一目で伝わります。

次のような内容は、文字よりも図のほうが伝わりやすいものです。

・時間とともに変わる数字：折れ線グラフ

・いくつかの数字の比べっこ：棒グラフ

・作業の順番：矢印でつないだ四角

・3つ以上のものの比較：表

パワーポイントには「SmartArt」という機能があり、箇条書きを選んで「SmartArtに変換」を押すだけで、手順や関係を表す図にできます。まずは試しに押してみるだけでも、見え方の違いが分かります。

グラフを使うときは、伝えたい数字だけ色を変え、ほかは灰色にしておくと、どこを見ればよいかがはっきりします。

【コツ3：文字の大きさの下限を決める】

文字を小さくすれば、たくさん入ります。だからこそ、先に「これより小さくしない」という大きさを決めておくのがおすすめです。

一般的な目安としては、会議室で映す資料なら、本文は18ポイント以上にしておくと読みやすいと言われます。

下限を決めておくと、入りきらない文字は自然と削ることになり、本当に必要な言葉だけが残ります。

話す内容をくわしく残したい場合は、スライドではなく、下の「ノート」の欄に書いておくと、発表のときの手元メモとしても使えます。

【小さなコツ：タイトルだけを順に読んでみる】

資料ができたら、「表示」タブの「アウトライン表示」を開いてみてください。各スライドのタイトルと文字だけが、順に並んで表示されます。

ここでタイトルだけを上から読み、話の筋が通っているかを確かめます。

タイトルだけで流れが分かれば、その資料はよく整理されています。反対に、どこかで話が飛んでいると感じたら、そこにスライドが足りないか、1枚に話を詰めこみすぎているサインです。

数分でできる確認なので、発表の前にぜひ一度試してみてください。

こうした作業のご相談は、こちらの出品で承っています。

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