ChatGPTで日報や議事録を楽にするプロンプトの書き方

「ChatGPTに日報をまとめてもらったけれど、思っていた形にならない」。

ChatGPTは、頼み方（プロンプト）によって、出てくる文章がかなり変わります。

ここでは、日報や議事録のように、毎日や毎週くり返す文章を楽にするための、プロンプトの書き方をまとめました。

【「何のための文章か」を最初に書く】

ChatGPTは、こちらの事情を知りません。まず、次のことを最初に伝えるだけで、出てくる文章がぐっと使いやすくなります。

・誰が書く文章か（例：営業担当として）

・誰が読むか（例：上司が、毎朝まとめて読む）

・何に使うか（例：その日の動きと、困っていることを共有する）

読む人が分かると、ChatGPTは、長さや言葉づかいをそれに合わせてくれます。

毎回このように書くのが手間なら、最初に一度だけ書いて、同じ会話の中で続けて使う方法もあります。

【出してほしい「形」を見本で渡す】

いちばん効くのは、仕上がりの形を、見本として書いておくことです。

たとえば、日報なら次のように書きます。

例：

次の形でまとめてください。

■今日やったこと（箇条書き3つまで）

■明日やること（箇条書き3つまで）

■困っていること（なければ「なし」）

このように見出しと数を決めておくと、毎回同じ形で出てくるので、読む側も慣れて読みやすくなります。

「1項目は40字以内」のように長さも決めておくと、長すぎる日報になるのを防げます。

【材料はメモのままでよい】

ChatGPTに渡す材料は、きれいな文章でなくてかまいません。

例：「A社訪問、見積もり出した、来週返事。B社電話つながらず。午後は資料作り」

このようなメモでも、上の見本と組み合わせれば、整った日報にしてくれます。

議事録なら、会議中に書いたメモや、文字起こしした文章を貼り付けて、「決まったこと」「次にやること（担当と期限）」「保留になったこと」に分けてまとめるよう頼むと便利です。

なお、社外の人の名前や、外に出せない数字などは、伏せ字にしたり「A社」と置き換えたりしてから貼り付けると安心です。

できあがった文章は、そのまま出す前に一度読み直し、言いまわしを自分らしく整えると、読む人にも違和感なく伝わります。

【小さなコツ：「分からないことは書かない」と添える】

ChatGPTは、材料にないことを、もっともらしく書き足してしまうことがあります。

そこで、プロンプトの最後に次のひと言を添えてみてください。

「メモにないことは書き足さず、分からないところは『不明』としてください」

これだけで、書いていない予定や数字が入りこむのを防ぎやすくなります。

うまくいったプロンプトは、スマホのメモやパソコンの辞書登録に保存しておくと、次からは材料を貼るだけで使えます。毎日使う文章ほど、効果を感じやすい工夫です。

こうした作業のご相談は、こちらの出品で承っています。

https://coconala.com/services/4450849