清掃業のひとり親方が、予約のあとの雑用を自動にした話

ハウスクリーニング・エアコンクリーニングを、ひとりでやっている坂本です。

以前は公務員で、エンジニアの経験はありません。

今日は、自分の店で毎日使っている「予約が入ったあとの雑用を、自動で片づける仕組み」の話を書きます。

■ 予約が1件入ると、やることが山ほどあった

お客様から予約が入ると、作業の前にこんなことをしていました。

・予約のメールを開いて、名前・電話番号・住所を確かめる

・スマホの連絡先に登録する（当日、電話をかけるため）

・レジのアプリにもお客様を登録する（お会計のため）

・自分のカレンダーに予定を入れる

・予約サイトのカレンダーも埋める（ほかの予約と重ならないように）

同じ名前と電話番号と住所を、何か所にも手で書き写していたわけです。

現場から帰って、疲れた頭でこれをやると、打ち間違いも起きます。

住所の「1-2-3」と「1丁目2番3号」が混ざって、あとで探せないこともありました。

キャンセルのときも同じです。

電話でキャンセルを受けたら、自分のカレンダーと予約サイトの両方から消す。

片方を消し忘れると、空いている日なのに予約が取れなくなります。

■ いまは、予約のメールが届いたら裏で全部終わる

AIに手伝ってもらいながら、少しずつ仕組みを作りました。

いまは、予約まわりの手間はほとんどかかりません。

・予約確定のメールが届くと、自動で処理が始まる

・名前・電話番号・住所を、スマホの連絡先とレジのアプリに自動で登録する

・住所の書き方のゆれを、自動でそろえる

・自分のカレンダーと予約サイトのカレンダーを、両方向で自動でそろえる（どちらで予約が入っても、もう片方が埋まる）

・キャンセルのメールが届くと、相手側のカレンダーからも自動で消す

・電話でキャンセルを受けて自分のカレンダーから消すと、予約サイト側も自動で消える

ほかにも、施工実績をホームページに載せる作業や、口コミへの返信文の下書きなども、同じ仕組みの中でできるようにしています。

■ 作ってみて分かったこと

いちばん大きかったのは、「書き写す作業」が無くなったことです。

書き写しは、1回ごとは数分でも、毎日のことなので積み重なります。

しかも、間違えたときの後始末のほうが手間です。

もうひとつは、最初から全部を作らなかったことです。

まず「連絡先への登録」だけを自動にして、それが毎日ちゃんと動くのを確かめてから、カレンダー、キャンセル、と1つずつ足していきました。

一度に作ろうとしていたら、途中で投げ出していたと思います。

■ 同じように困っている方へ

「毎日同じことを、何か所にも書き写している」

「この作業、誰かがやってくれたらいいのに」

そう感じている作業は、たいてい自動にできます。

特別な業種でなくても、メール・カレンダー・Excel・連絡先のような、ふだん使っている道具の間の書き写しなら、仕組みは似ています。

自営業の方の、こうした手作業を減らすお手伝いをしています。

どの作業から手をつければいいか分からない、という段階のご相談でも大丈夫です。

下のサービスから、トークルームでお気軽にお声がけください。