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顧客・契約・備品と、予約や現場の記録を表に移すときの確認点
記事ビジネス・マーケティング
小さな事業所では、顧客の連絡先、契約の更新日、備品の行き先、予約、現場の確認記録が、名刺、フォルダの背表紙、紙の貸出簿、ホワイトボードなど、別々の場所に残りがちです。あとから「しばらく連絡していない相手は誰か」「更新の申し出期限はいつか」「鍵は誰が持っているか」を探すときに、日付といまの状態がそろっていないと、確認しにくくなります。
この記事では、顧客、契約、備品、予約と、現場で残す確認記録を表に移す前に、見ておくとよい確認点を書きます。表の作り方の一例であり、この通りにすれば業務がうまくいく、と約束するものではありません。法的な助言ではありません。個別の相談や、表の作成代行は行いません。適用するルールや記載の要否は、読者ご自身で判断してください。
以下の例は、架空の事業所「サンプル工務店」の設定です。実在の事業所、人、取引先ではありません。
顧客と契約は、基本の情報と、期限ややり取りを分けて残す
顧客は、1社（1人）を1行にし、やり取りは別の行に残すと、最終対応日、経過日数、対応回数を後から見やすくなります。サンプル工務店（架空）では、顧客の基本情報に顧客IDをつけ、電話、来訪、メールなどの対応履歴ではそのIDを選んで残します。氏名や連絡先は個人情報にあたる場合があります。保管場所と、閲覧できる人を決めてお使いください。顧客管理システムや会計ソフトの代わりではありません。取引額は記録用であり、請求や税計算の機能ではありません。
賃貸、リース、保守、保険、ソフトウェアの利用契約など、更新や解約の期限があるものは、1件を1行にします。次の更新日（満了日）と、「解約は何日前までに申し出るか」が分かっていると、申出期限と残り日数を計算しやすくなります。ただし、これは「更新日マイナス日数」の単純な計算です。契約ごとの数え方や法的な扱いは、契約書と相手先の案内で確認してください。通知やメールを自動で送るものではありません。
備品、予約、郵便物は、いまどこにあるかを同じ並びに残す
パソコン、タブレット、鍵、測定器など、1点ずつ管理したい備品は、台帳に登録し、貸出と返却を別の行に残します。貸出日と返却日がそろっていると、貸出中か在庫か、使っている人、返却予定日を追いやすくなります。数で管理する消耗品の在庫表ではありません。固定資産台帳や減価償却の計算にも使いません。パスワードや暗証番号は書かないでください。
来客、面談、会議室や席の予約は、1件を1行にします。同じ日、同じ場所で時間が重なる予約がないかを見られるようにしておくと、二重の予約に気づきやすくなります。日付を選んで、時間帯ごとの予定を見る表を置く方法もあります。予約システムやカレンダーアプリの代わりではありません。複数の人の同時編集や、自動の通知には対応しません。来客の氏名や連絡先は、必要な範囲だけ記録してください。
届いた郵便物、宅配便と、送った郵便物、宅配便は、受付と発送を分けて1件1行で残します。受付では、社内の宛名の人へ渡したかと、受け付けてからの日数が分かると、渡し忘れを見つけやすくなります。発送では、料金、追跡番号、到着の確認が済んだかを残します。郵便物の中身や、宛名の個人の住所など、必要のない個人情報は書かないでください。追跡番号から配達状況を自動で調べる機能はありません。
社用車の確認記録を残す場合
社用車を使う事業所では、運転の前と後に、酒気帯びの有無の確認を記録することがあります。確認者、運転者、自動車登録番号、確認の日時と方法、検知器の使用、酒気帯びの有無、指示事項を、1回1行で残し、運転日報と合わせて見る方法があります。酒気帯びの有無は、確認した人が判断して入れます。
この記録の仕方は、白ナンバーの事業所向けの例です。緑ナンバー（運送事業）の点呼記録の代わりにはなりません。記録の項目や保存の期間は、警察庁や所轄の警察署の最新の案内で確認してください。表を使えば法令に適合する、というものではありません。
既製の表を使う場合
列を一から考えるところで止まってしまう場合は、あらかじめ列が入った表を使う方法もあります。LENITERでは、コンテンツとして、次のExcelファイルを出品しています。このページの商品紹介の一部制作には生成AIを使用しています。各ファイルの制作にも、生成AIを使用しています。
小さな事業所の顧客台帳（Excel）（1,000円）
顧客の基本情報と対応履歴をIDでつなぎ、最終対応日、経過日数、対応回数、取引額の合計を表示します。
小さな事業所の契約・更新期限台帳（Excel）（1,000円）
更新や解約の期限がある契約を一覧にし、申出期限と残り日数を計算します。
小さな事業所の備品・貸出管理台帳（Excel）（1,000円）
1点ずつ管理する備品の台帳と貸出、返却を記録し、誰が何を持っているかを表示します。
小さな事業所の予約管理表（Excel）（500円）
来客、面談、会議室の予約を1行1件で残し、同じ日、同じ場所での時間の重なりを表示します。
小さな事業所のアルコールチェック記録簿・運転日報（Excel）（1,500円）
運転前と運転後の確認記録と運転日報を残し、保存期限（1年）や走行距離を表示します。
小さな事業所の郵便物・宅配便の受付・発送簿（Excel）（500円）
届いた物と送った物を記録し、引き渡し、到着確認、月別の件数と送料を表示します。
ファイルの提供のみです。購入後の質問への回答、修正、個別のカスタマイズは行っていません。記録の整理を助ける表であり、効果を約束するものではありません。記入例は架空です。Microsoft Excel での利用を想定した .xlsx 形式で、マクロは含みません。法令への適合を保証するものではありません。計算結果の最終確認は、使う人ご自身で行ってください。
表は、手元の表計算ソフトで新しく作っても構いません。この記事は、その前に確認点を並べたものです。
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