サービス
サービスを探す
プロ人材を探す
仕事を探す
ブログを探す
お金の出入りと勤怠・休暇の記録を、表に移すときに見る確認点
記事ビジネス・マーケティング
小さな事業所では、立替経費の領収書、入金の確認、支払の期日、勤怠や休暇の記録が、メール、手帳、通帳のメモ、タイムカードなど、別々の場所に残りがちです。あとから「未精算はいくらか」「入金が遅れている請求はどれか」「今月の残業は何時間か」を探すときに、日付、相手、いまの状態がそろっていないと、確認しにくくなります。
この記事では、お金の出入りと、勤怠・休暇・入退社・研修資格の記録を表に移す前に、見ておくとよい確認点を書きます。表の作り方の一例であり、この通りにすれば業務がうまくいく、と約束するものではありません。税務や労務の助言ではありません。個別の相談や、表の作成代行は行いません。適用するルールや記載の要否は、読者ご自身で判断してください。
以下の例は、架空の事業所「サンプル事務所」の設定です。実在の事業所、人、取引先ではありません。
お金の記録は、1件を1行にし、いまの状態を残す
立替経費は、交通費や消耗品代など1件を1行にします。日付、申請者、区分、金額、領収書の有無、状態（申請中、承認済、精算済、差戻しなど）がそろっていると、月別や申請者別の合計を後から見やすくなります。この表は領収書の保存の代わりではありません。保存方法は法令や社内ルールに従ってください。勘定科目や税区分の判断も、この記事では行いません。
入金は、出した請求と、実際に入った金額を分けて残すと、突き合わせしやすくなります。サンプル事務所（架空）では、請求番号、取引先、請求額、入金予定日を請求側に、入金日と入金額を入金側に残し、請求ごとの入金済額、残額、状態（未入金、一部入金、入金済、過入金）を見ます。分割入金や振込手数料の差し引きがある場合も、同じ番号で追えるようにします。請求書を作る機能や、会計ソフト、銀行口座の代わりではありません。
支払は、受け取った請求書や家賃、リース料など、支払期日のあるものを1件1行にします。支払期日、金額、支払方法、支払日、支払額、残額、状態（予定、期日が近い、期日超過、一部支払、支払済）が分かると、月末の支払額や遅れを一覧で確認しやすくなります。口座番号やパスワードは書かないでください。振込そのものを実行する表ではありません。
事務所の手元の現金（小口現金）は、入金と出金を1件1行で残し、残高を計算します。月末に現金を数えた結果と帳簿の残高を比べる欄があると、差額に気づきやすくなります。勘定科目の名前は記録の整理のための例です。会計や税務上の処理は、顧問の税理士や、使っている会計の案内に従ってください。
労務の記録は、日付と時刻を先にそろえる
勤怠は、1人1日1行で、出勤と退勤の時刻、休憩（分）を残します。実働、所定を超えた時間、深夜の時間、休日出勤の時間を後から集計するための記録です。給与や割増賃金の計算、週40時間を超えた分の計算、変形労働時間制やフレックスタイム制の判定には使いません。労働時間の扱いや時間外労働の上限は、就業規則、労使協定と、厚生労働省や労働基準監督署の最新の案内で確認してください。
年次有給休暇は、付与の記録と取得の記録を分けて残すと、付与ごとの残日数を追いやすくなります。10日以上付与した回の「年5日」の取得状況を見る欄を置く場合もあります。付与日数は自動では決まりません。勤続年数、出勤率、所定労働日数と就業規則を確かめて、人が入れてください。法令の内容は、公的機関の最新の案内で確認してください。
入社と退社の手続きは、項目ごとに「済／未／対象外」で残すと、進み具合を同じ表で見やすくなります。社会保険、雇用保険、税などの公的な手続きは、項目名の例にすぎません。期限、必要書類、要否は、公的機関の最新の案内や専門家で確認してください。氏名と日付など必要な範囲だけを入れ、住所やマイナンバーなどは書かないでください。
研修やOJTの受講、資格や免許の有効期限は、人ごとに一覧へ移すと、期限が近いものと切れたものを見つけやすくなります。受講や資格が法令で義務づけられているか、更新の要件は、所管の機関や発行元の案内で確認してください。研修費用の記録は、助成金の申請書類や会計の代わりではありません。
既製の表を使う場合
列を一から考えるところで止まってしまう場合は、あらかじめ列が入った表を使う方法もあります。LENITERでは、コンテンツとして、次のExcelファイルを出品しています。このページの商品紹介の一部制作には生成AIを使用しています。各ファイルの制作にも、生成AIを使用しています。
小さな事業所の経費精算表（Excel）（1,000円）
立替経費を1行1件で記録し、月別、区分別、申請者別の合計と、印刷用の精算書を表示します。
小さな事業所の入金管理表（Excel）（1,500円）
出した請求と実際の入金を請求番号で突き合わせ、入金済額、残額、状態を表示します。
小さな事業所の支払予定表（Excel）（1,000円）
支払期日のある支払を1件1行で残し、未払、期日が近いもの、期日超過を一覧にします。
小さな事業所の小口現金出納帳（Excel）（1,000円）
手元の現金の入金と出金を記録し、残高、科目別の月集計、金種表を表示します。
小さな事業所の勤怠・残業時間集計表（Excel）（1,000円）
出勤、退勤、休憩から実働、残業、深夜、休日出勤の時間を計算し、月別に集計します。
小さな事業所の有給休暇管理表（Excel）（1,000円）
付与と取得を記録し、付与ごとの残日数と、年5日の取得状況を表示します。
小さな事業所の入退社手続きチェック表（Excel）（1,000円）
入社と退社の準備を項目ごとにチェックし、完了率と目安を過ぎた項目を表示します。
小さな事業所の研修・資格記録表（Excel）（1,000円）
研修の受講履歴と、資格、免許の有効期限、残り日数を一覧にします。
ファイルの提供のみです。購入後の質問への回答、修正、個別のカスタマイズは行っていません。記録の整理を助ける表であり、効果を約束するものではありません。記入例は架空です。Microsoft Excel での利用を想定した .xlsx 形式で、マクロは含みません。税務、労務、法令への適合を保証するものではありません。計算結果の最終確認は、使う人ご自身で行ってください。
表は、手元の表計算ソフトで新しく作っても構いません。この記事は、その前に確認点を並べたものです。
このブログを見た人にオススメ
