共有フォルダの権限設定を見直す3つのポイント

社内の共有フォルダは、気づかないうちに「誰でも見られる」「誰でも書き換えられる」状態になっていることがあります。便利さの裏側で、情報漏えいや誤って消してしまうリスクも抱えています。ここでは、共有フォルダの権限設定を見直すときの3つのポイントを紹介します。

「誰でもアクセス可」をやめて、必要な人だけにする

まず確認したいのが、フォルダの共有範囲です。「社内全員」や「リンクを知っている全員」になっているフォルダは、関係のない人まで中身を見られる状態です。フォルダごとに「この仕事に関わる人だけ」を指定し直してみてください。部署単位のグループで管理すると、人の入れ替わりにも対応しやすくなります。

「編集」と「閲覧」を分ける

次に、権限の種類を見直します。見るだけで十分な人にまで「編集可」を渡していると、誤って上書きしたり削除したりする事故が起きやすくなります。資料の配布だけが目的なら「閲覧のみ」、一緒に作業する人だけ「編集可」と分けましょう。編集できる人を少なくするほど、フォルダの中身は安定します。

定期的に棚卸しをする

権限は一度決めたら終わりではありません。異動や退職、プロジェクトの終了で、不要になった権限が残りがちです。月に1回、あるいは四半期に1回、共有フォルダの一覧と権限を確認する日を決めておくと安心です。使われていないフォルダはアーカイブに移し、権限も一緒に見直すと、整理が一度で済みます。

まとめ

共有フォルダの権限見直しは、「必要な人だけにする」「閲覧と編集を分ける」「定期的に棚卸しをする」の3つです。設定の変更自体は数分でできますが、誰に何を渡しているかを把握しておくことが何より大切です。まずは一番大事な情報を含むフォルダから、共有範囲を確認してみてください。

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