PDFの表をExcelに移すと崩れる5つのポイントと直し方

取引先から届いたPDFの明細や一覧表を、Excelで集計したい。

でもコピーして貼ると、列がずれたり、合計が0になったりして、結局手で直している——そんなご相談をよくいただきます。

今回は、PDFからExcelに移したあとに崩れやすい5つのポイントと、その直し方をまとめます。

■ 1. 数字が「文字」として入っている

見た目は「1,200」でも、Excelが文字として扱っているとSUMで合計されません。左寄せで表示されていたら要注意です。

次の数式で数値に直せます。

=VALUE(SUBSTITUTE(TRIM(A2),",",""))

■ 2. マイナスが「△」で書かれている

会計の帳票では「△1,200」のように書かれていることがあります。

=IF(LEFT(TRIM(A2),1)="△",-1,1)*VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(TRIM(A2),"△",""),",",""))

で、-1200 のような数値にできます。

■ 3. セルの中に改行が入っている

PDFで2行に分かれていた見出しが、セル内の改行つきで入ることがあります。

=SUBSTITUTE(A2,CHAR(10),"")

で1行にまとめられます。

■ 4. ページごとの見出しがくり返し入る

複数ページのPDFでは、ページの先頭の見出し行がデータの途中に何度も入ります。フィルターで見出しと同じ文字の行だけを表示し、まとめて削除するのが早いです（1行目は残します）。

■ 5. 結合セルが空欄になる

同じ取引先の行がまとめて表示されていたPDFは、移すと先頭の行以外が空欄になります。「条件を選択してジャンプ」→「空白セル」を選び、「=」と1つ上のセルを指定して Ctrl + Enter で埋められます。

■ 最後に必ず確認すること

・PDFの明細の数と、Excelの行数が同じか

・PDFの合計欄と、ExcelのSUMの結果が一致するか

・最初・途中・最後の数行をPDFと見比べる

特に「合計の一致」は、文字のままの数字や列のずれを見つけるのに役立ちます。

ページ数が多い、毎月届くPDFを集計しやすい形にしたい、という場合は、PDF・画像の表をExcelに入力・整形するサービスでお受けしています。元のPDFと件数・合計を照合してからお渡しします。