インボイス対応の請求書、Excelで作るときに押さえる記載項目と計算のしかた

個人事業主やフリーランスの方から、「今の請求書のままで大丈夫？」というご相談をいただくことがあります。

インボイス制度の登録事業者が発行する請求書（適格請求書）には、決められた記載項目があります。今回は、Excelで請求書を作るときに押さえておきたい項目と、消費税の計算のしかたをまとめます。

※制度の詳しい内容や、自分が登録事業者になるべきかどうかは、国税庁の案内や税理士にご確認ください。

■ 適格請求書に書く6つの項目

1. 発行する人の名前（屋号・会社名）と登録番号（Tから始まる番号）

2. 取引の年月日

3. 取引の内容（軽減税率8%の品目がある場合は、そのことが分かるように）

4. 税率ごとに分けて合計した金額と、適用する税率

5. 税率ごとの消費税額

6. 受け取る人の名前（宛名）

Excelのテンプレートなら、1は一度設定しておけば毎回自動で入るようにできます。

■ 消費税は「税率ごとに1回」まとめて計算する

よくある間違いが、明細の1行ごとに消費税を計算して端数を切り捨て、それを合計してしまうことです。

インボイスでは、税率ごとに金額を合計してから、税率ごとに1回だけ端数処理をします。

例えば、10%の品目が155円×3行ある場合、

・1行ずつ計算：15円×3＝45円

・合計してから計算：465円×10%＝46.5円 → 46円

と、1円ずれます。

Excelでは、例えばD列に税率、E列に金額があるとき、

10%の対象額：=SUMIFS(E13:E27,D13:D27,0.1)

その消費税：=ROUNDDOWN(10%の対象額のセル*0.1,0)

のように、税率ごとに合計してから計算すると、この方法になります（切り捨て・四捨五入などの端数処理は、自社のルールに合わせてください）。

■ 毎回の入力を減らす工夫

・品目と単価、税率を「品目マスタ」にしておき、プルダウンで選ぶと自動で入るようにする

・見積書の明細を、請求書にそのまま転記できるようにする

・支払期限を「発行日＋〇日」で自動計算する

こうしておくと、打ち間違いや税率の選び間違いが減ります。

自社の書式に合わせた請求書・見積書のExcelテンプレートは、出品サービスでオーダーメイドも承っています。今お使いの書式（金額などは伏せたもの）を見せていただければ、そのまま使える形に整えます。