引継ぎメモを書いたのに質問される？「確認・例外・完了」を足す書き方

「メモは渡したのに、結局また説明している」

新人や外注スタッフへ仕事を引き継ぐとき、こんな場面はありませんか。

たとえば、メモに「問い合わせを確認して、担当者に引き継ぐ」と書いてあったとします。書いた本人には十分でも、初めて担当する人には、次の疑問が残ります。

- 何を確認すればよいのか

- 情報が足りないときは、誰に聞くのか

- 担当者へ送ったら、その仕事は終わりなのか

まずは業務を1つ選び、メモに「確認する項目」「例外時の対応」「完了条件」を足してみてください。

「担当者に引き継ぐ」を、作業できる文章にする

以下は、書き方を示すための架空の問い合わせ受付例です。実際の業務では、自社のルールに合わせてください。

整理前

問い合わせを確認し、担当者に引き継ぐ。

整理後

1. 受付内容から「依頼の種類」「希望日」「必要な添付の有無」を確認する。

2. 不足がある場合は、不足項目を受付記録に残し、受付責任者に確認する。担当者への引継ぎはいったん保留する。

3. 必要な情報がそろったら、社内の担当表で引継ぎ先を確認し、指定の連絡方法で送る。該当する担当者が分からなければ、受付責任者に確認する。

4. 受付記録に「送付先」「送付日時」「対応状況」を記入する。送付と記録の両方を終えたら、この受付作業は完了とする。

ここで足したのは、文章の飾りではありません。次の作業へ進むための条件と、迷ったときの確認先です。

分からない社内ルールは、空欄のまま確認する

手順書を整えていると、「担当者が不在なら誰に回す？」「急ぎの問い合わせはどう扱う？」といった不明点も出てきます。

その場合は、推測で埋めずに「要確認：担当者不在時の引継ぎ先」のように残します。文章を完成させることと、社内ルールを決めることは別の作業です。内容を判断できる方に確認してから反映しましょう。

自分のメモに使える、5項目のひな形

次の項目をコピーし、引継ぎたい業務を1つ書き出してみてください。

業務名：

作業を始めるきっかけ：

作業の順番と、各段階で確認する項目：

通常どおり進められない場合の対応・確認先：

完了とする条件：

最初から全部門のマニュアルを作る必要はありません。「毎回説明している仕事」を1つ選ぶと、整理する範囲を決めやすくなります。

メモはあるけれど、整理する時間が取れない方へ

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- 対象：問い合わせ受付や社内への引継ぎなど、事務作業1業務

- 元資料：日本語メモ3,000字・画像5枚まで

- 納品：Word 3〜5ページ

- 料金：10,000円（購入者側手数料が別途加算される場合があります）

- 初稿：必要情報がそろってから5営業日を目安

- 修正：最初に合意した範囲で1回

制作にはAIを補助的に使用し、元資料との照合と表現の確認を行います。お預かりできるのは、匿名化済みで、外部AIでの処理が認められた資料のみです。専門資格が必要な判断、安全作業・医療行為の手順は対象外です。

ご相談の最初のメッセージは、次の3点で大丈夫です。

整理したい業務：

メモの文字数・画像枚数のおおよそ：

希望納期：

この段階で資料本体を送る必要はありません。個人情報や機密情報を含めず、まずは対象と分量をお知らせください。対応範囲を確認してからお見積もりします。

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