毎回の準備で抜けが心配？ChatGPTで確認しやすいチェックリストを作ろう

いつもの仕事なのに、始める直前になって「あれ、準備したかな？」と気になることはありませんか？

「資料は用意したけれど、送るのを忘れていた」

「毎回、何を確認するか思い出している」

そんなときは、普段の作業メモをChatGPTに渡して、自分用のチェックリストにしてみましょう。

ポイントは、作業の名前だけを並べず、何ができていれば完了なのかまで書いてもらうことです。

チェックリストを作っても、項目が大ざっぱだと迷ってしまいます。

たとえば「資料の準備」と書いてあるだけでは、資料を作るのか、開くのか、相手に送るのかがわかりません。

「当日使う資料を開き、今回使う版であることを確認した」なら、確かめることが具体的になります。

今回は、オンライン打ち合わせの前に行う準備を例に考えてみましょう。

自分の仕事に合うリストにするには？

ポイント① 普段やっていることをメモする

最初から、きれいな手順書を用意する必要はありません。

いつもの準備を思い出して、短く書いてみてください。

① 前日：日時の確認、参加リンクを相手に送る

② 当日：説明に使う資料を開く、事前にもらった質問を読む、マイクとスピーカーを試す

うまく言葉にできない作業があっても、まずは覚えている範囲で大丈夫です。

ポイント② どこで困りやすいかを添える

準備の内容が同じでも、気になるところは人それぞれですよね。

資料の版を間違えやすいなら「古い資料を開かないようにしたい」と添えます。

案内の送信忘れが心配なら「参加リンクを送ったか確かめたい」と伝えましょう。

自分が気にしている点を、確認項目に反映してもらいます。

ポイント③ 終わったか判断できる書き方を頼む

「資料」「連絡」のような単語だけでは、確認するたびに意味を考えることになります。

「参加リンクの送信履歴を確認した」のように、完了を確かめられる文で書いてもらいましょう。

一つの項目に別々の作業が入っていたら、分けるように頼むと確認しやすくなります。

何と入力すればいい？ まずはこの依頼文から

ChatGPTに送る依頼文を「プロンプト」と呼びます。

まずは下の例を、そのまま試してみてください。

ご自身の仕事に使う場合は、角括弧［ ］の中を書き換えます。

① ChatGPTを開き、新しい会話の入力欄に下の依頼文を貼り付けます。

② 作業メモと、特に確認したいことを見直して送信します。

③ 返ってきたリストを読み、普段の準備と合っているか確かめましょう。

そのまま使える依頼文

［オンライン打ち合わせ］の準備に使う、自分用のチェックリストを作ってください。

① 普段やっていること

［前日：日時の確認、参加リンクを相手に送る］

［当日：説明に使う資料を開く、事前にもらった質問を読む、マイクとスピーカーを試す］

② 特に確認したいこと

［古い資料を開かないこと、参加リンクを送り忘れないこと］

③ リストの書き方

前日と当日に分け、①②③の番号で並べてください。

一つの項目で確認することは一つにしてください。

「何を確かめれば完了か」がわかる短い文にしてください。

書いた作業をもとに整理してください。

判断に必要な情報が足りなければ、先に私に質問してください。

メモにない作業を提案する場合は、チェックリストとは別に「追加の候補」として示してください。

終わったか確かめられるリストの例

打ち合わせ前の準備なら、次のような形に整理できます。

前日に確認すること

① 相手と決めた日時と、予定表の日時が一致している

② 相手へ参加リンクを送ったことを、送信履歴で確認した

当日に確認すること

① 説明に使う資料を開き、今回使う版であることを確認した

② 事前にもらった質問を読み終えた

③ 使用するマイクが声を拾うことを、音声テストで確認した

④ 使用するスピーカーから音が出ることを、音声テストで確認した

元のメモでは一緒だったマイクとスピーカーの確認も、項目を分けています。

声を拾うことと、音が聞こえることを、それぞれ確かめるためです。

音声テストの操作は、利用するアプリや機器の案内に沿って行ってください。

項目が増えすぎたら、どう直す？

ここで一つ注意があります！

ChatGPTが、普段は行っていない作業まで加えることがあります。

たとえば、頼んでいない「打ち合わせの録画」まで、必須の準備に入ってしまう場合です。

新しい提案と、いつもの作業を分けてもらえば、追加するか自分で判断できます。

① 知らない作業が入っていたら

「私のメモにある作業だけで作り直してください。新しく提案した作業は、追加の候補に移してください。」

② 何を確認するのかわかりにくければ

「『資料を確認』では、何を見ればよいかわかりません。今回は古い版を開かないことが目的です。その確認ができる文に直してください。」

③ 一つの項目が長すぎたら

「一つの項目に別々の作業が入っている箇所を分けてください。元の作業は省かないでください。」

短くするために、大切な確認をまとめすぎないこともポイントです。

次の準備で一度使って、使いやすく整えよう

リストができたら、普段使うメモ帳などにコピーしておきましょう。

実際の準備で一つずつ確認すると、使いにくいところが見えてきます。

① 実際の準備と順番が違う項目は、確認しやすい位置に並べ替える

② 言葉の意味で迷った項目は、具体的に何を見るかを書き足す

③ 必要だったのに載っていなかった作業は、次回用に追加する

会社で決まっている手順がある場合は、その手順と照らし合わせてから使ってください。

ChatGPTにメモを渡すときは、相手の氏名や実際の参加リンクなど、整理に必要のない情報を外しておきましょう。

まずは、毎回行っている準備を一つ選ぶところからで大丈夫です。

発送前の確認や、お店の開店準備にも、作業メモからチェックリストを作る頼み方を応用できます。

ご自身の仕事をどう整理すればよいか迷ったら、お気軽にご相談ください！

毎回使いやすい形を、一緒に考えていきましょう！