長いメールを読むのが大変？ChatGPTで要点とやることを整理しよう

「このメール、結局何をすればいいんだろう？」

長いメールを読んで、日程や依頼内容を何度も探し直すことはありませんか。

ChatGPTに短くまとめてもらうと便利ですよね。でも、「短くなったけれど、自分がやることはわからない」と感じることもあるのではないでしょうか。

そんなときは、「メールの大事な内容」「自分がやること」「確認したいこと」の3つに分けて整理してもらいましょう。

今回は、仕事のメールを使って、次に何をすればよいかが見える頼み方を紹介します。

「短くして」から一歩進む、3つのポイント

ポイント① メールの大事な内容をつかむ

長いメールでは、まず「何の連絡なのか」をつかみたいですよね。

例えば、打ち合わせのメールなら「日程」と「準備する資料」を先に知りたいところです。

そこで、ChatGPTに「このメールの大事な内容を、短い箇条書きでまとめてください」と頼みます。

ポイント② 自分の担当を伝える

「私は、このメールを受け取った制作担当です」のように、自分の立場を伝えます。

そのうえで、「私がやることを、期限とセットで抜き出して」と頼んでみてください。相手の担当と分けて確認しやすくなります。

ポイント③ メールだけではわからないことを確認する

「資料を送ってください」と書かれていても、いつまでに送ればよいかわからないことはありますよね。

そんなときは、「提出期限が書かれていない」のように、不明な点もChatGPTに挙げてもらいましょう。

ここで、AIに期限を想像で埋めてもらっては困りますよね。

「書かれていないことは、わからないと書いてください」と添え、不明な点はメールの相手に確認しましょう。

こんなメールが届いたら、何を確認しますか？

メール例

制作担当の方へ

次回の打ち合わせは11月6日14時から、オンラインで行います。制作担当の方は、11月4日17時までに構成案をメールでお送りください。完成したデザインの提出は、今回は不要です。

会議URLは、当社の窓口担当が11月5日中にお送りします。公開日は11月20日を候補にしていますが、まだ確定していません。打ち合わせで相談させてください。

なお、構成案には見出しだけでなく、各ページで伝えたい内容も一言ずつ添えてください。

何と入力すればいい？ そのまま使える依頼文

下の依頼文（プロンプト）は、知りたいことを3つに分けています。最後の［ここにメールを貼り付ける］を、先ほどのメール例に置き換えて使ってみてください。

下のメールを読んで、私が何をすればよいかを整理してください。

私は、このメールを受け取った制作担当です。

① メールの大事な内容

何の連絡なのかを、短い箇条書きでまとめてください。

② 私がやること

私がする作業だけを、期限と一緒に書いてください。

「何を用意するか」など、作業に必要な説明も残してください。

③ 確認したいこと

メールを読んでもわからない点を挙げてください。

例えば、期限がなければ「提出期限が書かれていない」と書いてください。

メールにない内容は、想像で付け足さないでください。

「候補の日程」は、決まった日程と区別してください。

【メール本文】

［ここにメールを貼り付ける］

まずはメール1通で試してみよう

ChatGPTで新しい会話を開き、上の依頼文を貼り付けます。

［ここにメールを貼り付ける］をメール例に置き換えて送ります。実際のメールで使うときは、「制作担当」も自分の立場に書き換えてください。

返ってきた内容を元のメールと見比べ、担当・期限・条件が合っているか確認します。

実際の仕事のメールを使うときは、所属先や取引先のルールを先に確認してください。氏名や連絡先など、整理に不要な情報は除いてから入力しましょう。

「いつまでに何をするか」が見える整理例

① メールの大事な内容

打ち合わせは11月6日14時から、オンラインで実施。

制作担当は、11月4日17時までに構成案をメールで送る。

公開日の候補は11月20日。未確定のため、打ち合わせで相談する。

② 私がやること

構成案を作成し、メールで送る。期限：11月4日17時。見出しと、各ページで伝えたい内容を一言ずつ入れる。完成デザインは今回不要。

11月6日14時のオンライン打ち合わせに参加し、公開日を相談する。会議URLは相手の窓口担当から11月5日中に届く予定。

③ 確認したいこと

公開日：11月20日は候補。打ち合わせで相談して決める。

日付の年が書かれていない。前後のやりとりでもわからない場合は、相手に確認する。

短い要約だけでなく、「構成案に何を入れるか」まで残せると、作業に取りかかりやすいですよね。

「その情報、どこに書いてある？」

要約を見て、「この期限、本当に合っているかな？」と迷うこともあると思います。

そんなときは、同じ会話で次のように追加してみてください。

作業内容と期限の根拠になった、元のメールの一文も添えてください。文章は言い換えず、そのまま抜き出してください。

例えば、構成案の期限には次の一文を添えてもらいます。

「制作担当の方は、11月4日17時までに構成案をメールでお送りください。」

確認する場所がわかると、元のメールと見比べやすくなります。抜き出された一文も、原文と合っているか確認してくださいね。

うまく整理されないときは、このひと言

まだ長くて読みにくいとき

「メールの大事な内容は、1項目1文で短くしてください。作業の期限や必要な準備は、『私がやること』に残してください。」

相手の作業まで入っているとき

「私は制作担当です。会議URLを送るのは相手の窓口担当なので、私の作業から外してください。」

候補が決定事項になっているとき

「11月20日は候補で、確定ではありません。元のメールで決まっていることと、相談が必要なことを分け直してください。」

「違います」だけよりも、違う箇所を一つ示すと、直してほしい内容を伝えやすくなります。

読むだけで疲れるメールを、まず1通から

何度も読み返してしまうメールがあれば、今回の頼み方を試してみませんか。

確認するポイントは、この3つです。

誰の作業か

いつまでに何をするか

メールだけではわからないことは何か

会議のメモや、お客様とのやりとりを整理するときにも応用できます。

「自分の仕事なら、どの項目でまとめると使いやすいんだろう？」と迷ったら、お気軽にご相談ください。一緒に、毎日の仕事で使いやすい形を考えていきましょう。