会社で使えるAIが決まっていても、仕事を任せられるようにする3つのコツ

会社で使えるAIが決まっていて、思うように仕事を任せられない。そんな悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。

私の会社でも、使えるのは会社が許可したAIだけです。そこで、副業で使っていた「AIへの仕事の手順書」を、会社のAIに合わせて書き直しました。その中で効いたコツを3つ紹介します。

なお、使えるAIや機能は会社ごとに違います。試す前に、自分の会社のルールを確かめてくださいね。

1. 手順書は「節」でまとめる

会社のAIでは、登録できる手順書の数に上限があることがあります。私の環境では8個まででした。

そこで、1つの手順書の中にいくつかの「節」を入れ、最初に「依頼に合う節だけを使う」と書いておきました。たとえば資料の手順書なら、作り方・書式のルール・渡す前のチェックを1つにまとめる感じですね。これで、20本以上あった手順書を8つに収められたんです。

どの節を使うかは、依頼の内容に合わせてAIが選ぶ書き方にしています。手順書の数は減っても、できることは減らさずに済みました。

2. ない資料は、AIから頼んでもらう

会社のAIは、社内のフォルダを自由に読みに行けないこともありますよね。そこで、手順書ごとに「この作業に必要な資料」の一覧を書いておきました。

資料の名前、中身、ファイルの形式を書いておき、見つからないときは「これを登録してください」と頼む手順にします。AIが足りない資料を自分で教えてくれるので、こちらが何を渡せばいいか迷わなくなりますよ。

3. 分からない数値は作らせない

AIは、分からないところをそれらしい数値で埋めてしまうことがあります。資料に入ると、あとで気づくのが大変なんですよね。

そこで、全部の手順書に「分からない数値は作らず【要記入】と書く」という決まりを入れました。あわせて「元のファイルは上書きしない」「質問は作業の前に1回にまとめる」も入れています。地味な決まりですが、入れておくと安心して任せられますよ。

さいごに

AIが変わっても、手順とルールは持っていけるんですよね。会社のAIでも、書き方を少し工夫するだけで、任せられる仕事はかなり増えますよ。

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