顧客管理・案件管理を効率化！AppSheetで自社専用の営業管理Webアプリを作成しませんか？

顧客情報や案件の進捗状況を、Excelやメモ、メールなどに分散して管理していませんか？

顧客数や案件数が少ないうちは、Excelでも十分に管理できます。

しかし、取引先が増え、複数の担当者で情報を共有するようになると、管理が複雑になってきます。

例えば、こんなお悩みはありませんか？

・顧客情報が複数のExcelファイルに分かれている

・過去にどのような対応をしたのか分からない

・担当者によって案件の管理方法が違う

・見積もりを提出した後の状況が把握できない

・次回の連絡予定を忘れてしまう

・担当者が不在だと案件の状況が分からない

・管理者が全体の営業状況を把握できない

このような課題を改善する方法として、Google AppSheetを利用した顧客管理・案件管理アプリがあります。

今回は、営業活動や顧客対応の情報を一元管理するアプリについて、導入前と導入後のイメージをご紹介します。

1. 導入前：顧客情報や案件情報がバラバラ

例えば、従業員数名から数十名程度の会社で、営業活動をExcelで管理しているケースを考えてみます。

顧客情報は顧客管理用のExcel、案件情報は案件管理用のExcel、訪問記録は各担当者のメモや日報に記録されています。

見積書は別のフォルダに保存され、メールでのやり取りは各担当者のメールボックスに残っています。

このような状態では、顧客について調べるだけでも複数のファイルを確認しなければなりません。

例えば、管理者が「A社の現在の案件状況を教えてほしい」と担当者に確認します。

担当者は顧客管理表を確認し、案件管理表を開き、過去のメールを探して状況を整理します。

こうした確認作業は、一度だけなら大きな問題ではありません。

しかし、毎日のように発生すると、本来の営業活動に使える時間が少なくなってしまいます。

さらに、次のような問題も発生します。

・顧客情報の更新漏れ

・対応履歴の記録漏れ

・案件の進捗状況が分からない

・担当者が変わると引き継ぎが大変

・過去の商談内容を確認できない

・次回対応の予定を忘れてしまう

顧客情報と案件情報をまとめて管理できる仕組みがあれば、このような問題の改善につながります。

2. AppSheetで顧客管理・案件管理アプリを作成する

AppSheetを活用すれば、自社の営業活動に合わせた顧客管理・案件管理Webアプリを作成できます。

例えば、次のような機能を組み込めます。

【顧客管理】

・会社名・担当者名

・住所・電話番号・メールアドレス

・顧客区分

・営業担当者

・顧客ごとの対応履歴

【案件管理】

・案件名

・顧客情報との紐付け

・案件担当者

・受注予定金額

・案件の進捗状況

・見積提出日

・受注予定日

・次回対応予定日

【対応履歴管理】

・訪問日

・電話やメールの対応記録

・商談内容

・顧客からの要望

・次回の対応内容

これらの情報を関連付けて管理することで、顧客ごとに案件や過去の対応履歴を確認できるようになります。

3. 導入後：顧客情報から案件・対応履歴までまとめて確認

【導入後の業務イメージ】

営業担当者がアプリを開くと、担当している顧客の一覧が表示されます。

顧客を選択すると、会社情報や担当者情報、過去の対応履歴を確認できます。

新しい商談が発生した場合には、その顧客に紐付けて案件情報を登録します。

商談後には、対応内容や次回の連絡予定を入力します。

管理者は、案件一覧から進捗状況を確認できます。

例えば、次のような分類で表示できます。

・新規案件

・商談中

・見積提出済み

・検討中

・受注

・失注

こうすることで、案件が今どの段階にあるのかを確認しやすくなります。

担当者が不在の場合でも、権限に応じて他の担当者や管理者が必要な情報を確認できる仕組みを構築できます。

4. 導入前と導入後の比較

項目 　　　　　　　　導入前 　　　　　　　　　導入後

--------------------------------------------------------------------

顧客情報 　　　　　　Excelで管理 　　　　　　アプリで一元管理

案件情報 　　　　　　別ファイルで管理 　　　　顧客と紐付け

対応履歴 　　　　　　メモやメール 　　　　　　アプリに記録

進捗状況 　　　　　　担当者に確認 　　　　　　一覧画面で確認

次回対応 　　　　　　個別に管理 　　　　　　　予定情報を管理

引き継ぎ 　　　　　　口頭・資料 　　　　　　　登録情報を共有

集計 　　　　　　　　手作業 　　　　　　　　　集計画面で確認

※実際の管理方法や表示内容は、業務に合わせて設計します。

5. 管理者向けのダッシュボードも作成できます

顧客情報や案件情報を登録するだけではなく、管理者が全体の状況を把握できる画面を作ることも可能です。

例えば、次のような情報を表示できます。

・現在進行中の案件数

・担当者別の案件数

・案件の進捗状況

・月別の受注件数

・顧客別の案件状況

・次回対応予定の案件

・見積提出後に対応が必要な案件

必要な情報をまとめて表示することで、管理者が状況を把握しやすくなります。

また、担当者ごとに表示する情報を分けるなど、利用者の役割に合わせた画面設計も検討できます。

6. AppSheetなら現在の業務に合わせて開発できます

顧客管理システムや営業支援システムには、さまざまな製品があります。

しかし、会社によって営業の進め方や管理したい項目は異なります。

例えば、訪問営業が中心の会社と、問い合わせ対応が中心の会社では、必要な機能が違います。

AppSheetによるオーダーメイド開発なら、現在の業務の流れを確認しながら必要な機能を設計できます。

最初からすべての機能を作る必要はありません。

まずは顧客管理と案件管理を作成し、運用しながら対応履歴や集計機能を追加する方法もあります。

パソコンだけでなくスマートフォンからも利用できるようにすれば、外出先での顧客情報の確認や対応記録の入力にも活用できます。

7. このような方におすすめです

・Excelで顧客管理をしている会社

・営業担当者が複数いる会社

・案件の進捗状況を一元管理したい方

・顧客ごとの対応履歴を残したい方

・担当者間の情報共有を改善したい方

・営業活動の状況を見える化したい方

・自社専用の営業管理アプリを作りたい方

8. オーダーメイドの業務アプリ開発をご相談ください

私はシステム開発歴10年以上の経験を活かし、AppSheetを利用したWebアプリの開発を行っています。

大切にしているのは、業務内容を理解したうえで、実際に使いやすいアプリを作ることです。

「顧客情報と案件情報を一元管理したい」

「担当者ごとに案件を表示したい」

「過去の対応履歴を簡単に確認したい」

「Excelの顧客管理表をアプリにしたい」

このようなご要望に合わせて、必要な機能を検討し、オーダーメイドで開発します。

まだ具体的な仕様が決まっていなくても問題ありません。

現在の管理方法や改善したい内容をお聞きしながら、実現できる仕組みをご提案します。

まとめ：顧客情報と案件情報を一元管理しませんか？

顧客情報は、会社にとって大切な資産です。

その情報がExcelやメモ、メールなどに分散していると、確認や共有に余計な時間がかかってしまいます。

AppSheetを利用すれば、自社の営業活動に合わせた顧客管理・案件管理Webアプリを作成できます。

日々の営業管理や顧客対応をもっと効率化したい方は、ぜひアプリ化を検討してみてください。

業務のお悩みを解決！Webアプリを開発します。

システム開発歴10年以上の経験を活かし、AppSheetで自社専用の業務アプリを開発いたします。

顧客管理・案件管理・営業管理のアプリ開発について、お気軽にご相談ください。