Excelでの業務管理に限界を感じていませんか？AppSheetで自社専用の業務管理Webアプリを作る方法

「Excelで管理しているけれど、そろそろ限界を感じている」

このようなお悩みはありませんか？

複数のExcelファイルに同じ情報を入力している

担当者ごとにファイルが分かれていて、最新情報が分からない

誰かがファイルを開いていると編集できない

外出先や現場からデータを確認・入力できない

毎月の集計や報告書の作成に時間がかかる

Excelの関数やマクロが複雑になり、修正できる人が限られている

Excelは非常に便利なツールですが、業務が増えてくると、ファイル管理や情報共有に時間がかかるようになります。

そこでおすすめしたいのが、Google AppSheetを活用したオーダーメイドの業務管理Webアプリです。

1. Excel管理でよくあるお悩み

例えば、従業員10名ほどの会社で、顧客情報や作業状況をExcelで管理しているケースを考えてみます。

【導入前の状況】

営業担当者は、それぞれ自分のExcelファイルに顧客情報を入力しています。

事務担当者は、営業担当者から送られてくるExcelファイルを確認し、会社全体の管理表に転記しています。

管理者は、その管理表を確認して進捗状況を把握しています。

一見すると問題なく運用できているように見えますが、実際には次のような問題が発生します。

・担当者によって入力項目や記載方法が異なる

・同じ顧客情報を何度も入力する

・ファイルの送付忘れや更新漏れが発生する

・集計作業に時間がかかる

・過去の情報を探すのに手間がかかる

・担当者が休むと業務の状況が分からなくなる

本来、顧客対応や営業活動に使うべき時間が、Excelの入力や確認作業に奪われてしまいます。

2. AppSheetで業務をアプリ化するとどう変わる？

Google AppSheetを利用すると、ExcelやGoogleスプレッドシートなどのデータを活用して、自社の業務に合わせたWebアプリを作成できます。

例えば、次のような機能を実装できます。

・顧客情報の登録・編集・検索

・案件情報の登録

・担当者別の案件一覧表示

・案件の進捗状況の管理

・対応履歴の記録

・スマートフォンからの情報入力

・管理者向けの集計画面

・担当者や役職に応じた表示制御

アプリを開けば、必要な情報をまとめて確認できるようになります。

【導入後のイメージ】

営業担当者は、スマートフォンから顧客情報や案件情報を登録します。

事務担当者は、アプリ上で登録された情報を確認できます。

管理者は、担当者別や進捗別に案件を一覧表示し、会社全体の状況を把握できます。

これまでExcelファイルをメールで送ったり、別の管理表に転記したりしていた作業を減らすことができます。

3. 導入前と導入後の比較

項目 　　　　　導入前 　　　　　　　　　　導入後

--------------------------------------------------------------------------

情報入力 　　　　Excelに個別入力 　　　　　アプリから入力

情報共有 　　　　ファイルを送付 　　　　　　アプリで確認

データ検索 　　　ファイルを探す 　　　　　　条件検索

進捗管理 　　　　手作業で確認 　　　　　　　一覧画面で確認

集計作業 　　　　Excelで集計 　　　　　　　　集計画面で確認

外出先での確認 　ファイルの持ち出しが必要 　　スマホから確認

※実際の改善内容は、業務内容やアプリの設計によって異なります。

4. AppSheetなら自社の業務に合わせて開発できる

市販の業務管理システムを導入しようとすると、機能が多すぎたり、自社の業務に合わなかったりすることがあります。

また、使わない機能まで含まれているため、操作が複雑になってしまうこともあります。

AppSheetを活用したオーダーメイド開発なら、必要な機能を中心にアプリを設計できます。

例えば、最初は顧客管理と案件管理だけを作成し、運用しながら必要に応じて機能を追加することも可能です。

業務に合わせて画面や入力項目を設計することで、現場の担当者にも使いやすい仕組みを目指せます。

また、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでの利用を想定した画面設計もできます。

5. このような企業・事業者におすすめです

・Excelで顧客管理や案件管理をしている会社

・複数の担当者で同じ情報を共有したい会社

・手作業での転記や集計を減らしたい会社

・外出先や現場から情報を入力したい会社

・大規模なシステムを導入するほどではないが、業務を効率化したい会社

・自社独自の管理方法に合わせたアプリが欲しい方

6. 業務システム開発歴10年以上の経験を活かして対応します

私は、システム開発歴10年以上の経験を活かし、AppSheetを利用したWebアプリのオーダーメイド開発を行っています。

大切にしているのは、単にアプリを作ることではありません。

実際の業務でどのような作業が発生しているのか、どこに手間がかかっているのか、どのような情報を管理したいのかを整理したうえで、使いやすい仕組みを考えることです。

「こんな管理はできる？」 「今使っているExcelをアプリにできる？」 「スマートフォンから入力できるようにしたい」

このような段階でもお気軽にご相談ください。

最初から詳細な仕様が決まっていなくても大丈夫です。

現在の業務内容や困っていることをお聞きしながら、実現できる方法をご提案します。

まとめ：Excel管理の悩みを業務アプリで改善しませんか？

毎日の入力、転記、検索、集計。

一つひとつは小さな作業でも、積み重なると大きな時間になります。

AppSheetを活用すれば、現在の業務に合わせたオリジナルの業務管理Webアプリを作成できます。

大規模なシステム導入ではなく、必要な機能から少しずつ業務改善を始めてみませんか？

「業務のお悩みを解決！Webアプリを開発します」

Excelでの管理に限界を感じている方、自社専用の業務アプリを作りたい方は、ぜひココナラの出品サービスからお気軽にお問い合わせください。