WebやPDFをExcelにまとめる前に決めたい6つのこと

WebページやPDFに載っている情報をExcelへ移す作業は、単純なコピーに見えて、完成後の使いやすさに差が出やすい仕事です。

作業を始める前に、次の6点を決めておくと、手戻りを減らせます。

1．何を1行として扱うか

商品なら1商品、店舗なら1店舗、イベントなら1開催分など、1行の単位を先に決めます。見出しや注釈を行数へ含めるかも確認しておくと安心です。

2．必要な列を絞る

商品名、価格、URL、開催日など、実際に使う項目だけを選びます。列が増えるほど確認箇所も増えるため、「念のため」で増やしすぎないことが大切です。

3．表記ルールを決める

日付、数字、記号、空欄の扱いを決めます。例えば、名称と日付は原文どおり、数量や金額の数字は半角、元資料が空欄なら空欄のまま、といった形です。

4．不明な情報を推測しない

元資料に書かれていない情報を推測で埋めると、一覧表としての信頼性が下がります。不明箇所は空欄にするか、確認事項として分けておく方が安全です。

5．取得時点を残す

Webページは後から更新されます。いつ確認した情報なのか分かるように、取得日や出典URLを残すと、更新時の確認がしやすくなります。

6．元資料と全件照合する

入力後は、行数、列、空欄、重複、数字、URLを元資料と照合します。先頭ゼロのある番号や似た文字は、見た目だけでなくデータとして保持されているかも確認します。

私は、ログイン不要の公開Webページや、文字を選択・コピーできる公開PDFから、指定された項目をExcel・CSVへ整理するサービスを出品しています。

基本料金では、公開資料1点、30行・5列まで対応し、納品前に元資料との全件照合、重複、空欄、行ずれを確認します。対象や数量が合うか分からない場合は、購入前にURLと必要項目をご提示ください。