発信の準備、PDFとExcelはどちらから？今のつまずきで選ぶ

発信を整えようと資料やテンプレートを探していると、「考え方を読むPDF」と「記入するExcel」のどちらが必要なのか、迷うことがあります。予算も時間も限られているなら、最初から両方をそろえる必要はありません。

先に決めたいのは、欲しいファイルの種類よりも、いま止まっている作業です。今回は、紙のメモでも使える三つの質問から、自分に合う補助を考えてみます。以下の場面は説明用の仮例です。

■ 1．「決め方が分からない」と「記録場所がない」を分ける

たとえば、発信相手を決めたいけれど、年齢や職業以外に何を考えればよいか分からない。この場合は、欄がたくさんあるシートだけを開いても、記入する内容で迷うかもしれません。まず判断の考え方や例を読む方法があります。

反対に、「誰のどんな悩みを扱うか」は仮に決まっているのに、投稿の準備や振り返りが別々のメモに散らばっている。こちらは、考え方を読むだけでなく、記録の置き場所を決めることが次の作業になります。

PDFだから初心者用、Excelだから上級者用という区別ではありません。読んで理解したいのか、自分の情報を書き込みたいのか、作業の違いで考えます。

■ 2．購入前に、三つだけ書いてみる

紙や手元のメモに、次の三つを書きます。

今止まっている作業：

既に決めていること：

補助があると進めやすいこと：

「発信全体が不安」では範囲が広いので、「プロフィールの対象者を決められない」「投稿後の確認結果を同じ場所に残したい」など、手を動かす単位へ分けます。

記入例は「投稿相手は仮に決めた。次の投稿一件を準備する項目が欲しい」です。この場合、どんな記入欄があるか、記入例は付いているかが、商品を見るときの確認点になります。

逆に三つのメモだけで次の一件を進められそうなら、いったんそれを試して構いません。購入は準備の必須条件ではありません。

■ 3．形式だけでなく、受け取る範囲を確認する

解説を読む商品と、編集して使う商品では、確認する内容も違います。PDFならページ構成や扱うテーマ、Excelならファイル形式・シート構成・編集環境を確認します。

「ガイド」「キット」といった名前だけで、別形式のファイルや個別添削が含まれると判断しないようにします。商品説明の「含まれるもの」「含まれないもの」を読み、分からない点は購入前に確認してください。

スマートフォンで閲覧できることと、記入・編集しやすいことも別です。自分が実際に使う端末とソフトで作業できるかを確認しておくと、買った後の着手を考えやすくなります。

■ 4．一つ選ぶための確認メモ

□ 次に進めたい作業を一文で言える。

□ 欲しいのは考え方の説明か、記入場所かを分けた。

□ ファイル形式と、自分の利用環境を確認した。

□ 別売りの商品や個別対応を、同梱だと思っていない。

□ まず紙で一件試す方法も検討した。

ここで決めきれない場合は、商品を増やすより「今止まっている作業」の書き方へ戻ってみてください。必要な補助が分かってから選ぶこともできます。

■ 考え方を順に整理したい方へ

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今日はまず、三つの質問を一件分だけ。買うものを決める前に、次に進めたい作業を言葉にしてみてください。