配送は終わったのに請求準備が進まない｜書類の回収状況を分ける無料メモ

「配送は完了した。でも、請求に必要な控えがそろったか分からない」。そんなときは、配送の完了と書類の確認完了を、同じ「完了」欄で扱わないようにします。

【まず、手持ちのメモで分ける4項目】

1．案件を区別する番号

2．取引先の条件で必要な書類・報告と、必要な形式

3．書類ごとの状態：未依頼／回収待ち／内容確認中／確認済み

4．次に確認する担当と、確認する日時

【架空の記入例】

案件番号：A-001

必要なもの：取引先指定の受領控え（必要な形式は確認済み）

配送の状態：引渡し完了の報告あり

書類の状態：回収待ち

次の対応：受付担当Aが、11月5日10時までに配送担当へ所在を確認

この場合、「配送完了」の報告を受けただけで、書類もそろったとは記録しません。書類が届いても、案件番号や日付などの確認がまだなら「内容確認中」にします。「確認済み」にする人と確認項目も、社内で決めておきます。

【コピーして使う確認メモ】

案件番号：

必要な書類・報告／形式：

配送の状態と確認元：

書類の状態：

次の担当／確認日時：

確認できていないこと：

必要な書類・提出方法・締切は、取引先の指定や契約条件で異なります。請求できるかどうかを、このメモだけで判断するものではありません。請求内容の作成、運賃の計算、税務判断も行いません。

一人で管理でき、上のメモで十分なら、そのまま使えます。担当が分かれる、取引先ごとに確認手順が違う、不在時の引継ぎで止まる場合は、「未回収書類の確認・引継ぎ」のように対象を一つに絞ると、整理する範囲を相談しやすくなります。

【自社向けの手順を整えたい場合】

ゼロコストラボでは、対象業務1つ・3名までの運用を基本に、フロー図、確認項目、進捗と更新ルール、引継ぎ・完了確認、運用手順をPDF・Wordでまとめるサービスを35,000円で出品しています。修正は初回納品後2回。対応範囲・着手日・納期は購入前に相談します。システム開発や書類の回収代行ではありません。

相談には「整えたい業務を1つ／止まる場面／今の確認方法」をお知らせください。初回から顧客名・住所・連絡先・請求書の実物を送る必要はありません。

https://coconala.com/services/4422453

上の記入例は自主制作の架空例です。文章整理にAI補助を使っています。顧客の事例や改善効果の実績を示すものではありません。