清掃の完了報告｜未実施の作業と写真の送付を分ける

「清掃が終わりました」とだけ報告すると、依頼された作業が全部終わったのか、写真も送ったのかが伝わらないことがあります。

今回は、店舗の床と入口ガラスの清掃を想定した架空例で、終了希望と実績、写真の撮影と送付、再作業の確認待ちを分けます。実顧客の記録や清掃実績ではありません。AI補助で作成し、文例を架空の原記録と照合したものです。

元の記録を読む

・依頼メモ：10月14日、店内床と入口ガラスの清掃を希望。終了希望は20:00。

・作業記録：同日20:05、床清掃を完了。入口ガラスは掲示物があるため未実施。取り外してよいか確認待ち。

・写真メモ：床の写真は撮影済み。依頼主への添付・送付状況は未確認。

・受付記録：入口ガラスの再作業日時と追加料金の有無は未確認。

この記録で「20:00に全清掃完了、写真添付済み、次回無料で対応」と書くと、希望時刻を実績に変え、残件や未確認事項まで確定したことになります。

報告案を3つに分ける

【実施内容】

10月14日20:05に、店内床の清掃を完了しました。

【残件】

入口ガラスは掲示物があるため未実施です。再作業日時と追加料金の有無は確認中です。床の写真は撮影済みですが、添付・送付状況は未確認です。

【確認依頼】

入口ガラスの清掃にあたり、掲示物を取り外してよいかお知らせください。

報告を作る人が確認すること

・「終了希望」と「実際の終了」を分ける。

・一部完了を全作業完了に広げない。

・写真を撮ったことと、添付・送付したことを分ける。

・次回日時や追加料金を、未承認のまま約束しない。

・誰に何を確認するのかを残す。

そのまま使える記録欄

対象作業：［　］

実施内容・実績日時：［　］　確認元：［　］

未実施の作業・理由：［　］　確認元：［　］

写真：［未撮影／撮影済み／添付済み／送付済み。確認できた状態だけ］

未確定の日時・料金：［　］

確認したいこと・確認先：［　］

送信前に確認する担当：［　］

AIで下書きを作る場合も、料金や対応日時を決めるのは担当者です。入力してよい資料の範囲を確認し、許可のない顧客情報や社外秘を外部AIへ渡さないでください。この文例は、AIサービスでの実行や清掃品質を保証するものではありません。

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