不在時の引継ぎメモ｜担当・期限・未確認事項の無料記入例

休みや外出の前に「メールを見ておいて」と伝えても、どの案件を先に確認し、どこまで返答してよいかは伝わりません。まず一件について、状態・次の担当・期限・判断が必要なことを残してみてください。

■ そのまま使える引継ぎメモ

案件：［何の問い合わせか］

現在の状態：［確認済み／回答待ち／未着手など］

次に行うこと：［誰が何を確認するか］

担当：［引き受ける人］

期限：［日付と時刻］

その場で回答してよいこと：［確認済みの範囲］

確認が必要なこと：［料金・納期・例外など］

回答後に残すこと：［回答日時・内容・残件］

復帰後に確認すること：［対応結果と未完了事項］

■ 記入例：納期を尋ねられ、担当者が午後不在になる場合

以下は架空の例です。実案件の実績ではありません。

案件：見積り中のA案件、希望日の対応可否

現在：希望日は受領済み。担当者の予定は未確認

次の作業：受付担当Bが担当者Cに予定を確認する

期限：10月5日15時までに確認し、17時までに依頼主へ返答

回答してよいこと：希望日を受領し、対応可否を確認中であること

確認が必要：希望日に対応できるか、追加費用の有無

回答後：返答内容と日時、未決定事項を記録

復帰後：担当Aが残件を確認する

※日時・担当名は例です。実際に守れる期限と、引受けを確認した担当に置き換えてください。

「明日まで」だけでは、担当者によって受け止める時間が違います。「担当に伝えた」で終わらず、引き受けられるかも確認します。判断がまだの料金や納期は、確定した条件として引き継がないようにします。

■ 一件のメモで足りる場合と、まとめて残す場合

対応中の案件が一つなら、上のメモをコピーして必要事項を置き換えるところから始められます。顧客の個人情報を、公開コメントや無料AIへそのまま貼らないでください。

複数の案件、毎日の定例作業、緊急時の連絡先、復帰後の確認がある場合は、案件メモと不在期間全体のルールを分けておくと点検しやすくなります。

■ 共通の書式から始めたい方へ

以下は私が販売している商品です。

「不在時対応・業務引継ぎシート」は、連絡ルール・対応中案件・定例業務・復帰後の確認を整理する、A4縦5ページの完成済みPDFです。1,000円。印刷して手書きする共通書式で、個別の業務設計、編集用Word・Excel、顧客対応代行は含みません。

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共通書式では足りず、自社の問い合わせ対応で「返信文・FAQ・判断表・引継ぎ条件」を一つの業務に合わせたい場合は、12,000円の個別作成サービスの範囲をご確認ください。顧客対応そのものの代行は含みません。着手日と納期は内容を確認して案内します。

https://coconala.com/services/4422449

無料の記入例で足りるか、共通PDFが必要か、個別作成が必要かを見て選んでください。対応漏れの防止や売上などの結果を保証する資料ではありません。購入前に商品ページの価格と納品範囲をご確認ください。