請求書作成を自動化する3つの方法｜Excel・クラウド・専用ツールを比較

「毎月の請求書づくりに、半日かかっている」

「取引先が増えるたびに、転記ミスが怖くなる」

請求書の作成は、毎月必ず発生するのに、売上は1円も生まない作業です。

この記事では、請求書作成を楽にする3つの方法を比べながら、作る前に押さえておきたい基本ルールもまとめました。

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■ まず確認：請求書に必要な項目

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自動化の前に、請求書に「何を載せる必要があるか」を確認しておきましょう。

インボイス制度に対応した請求書（適格請求書）では、次の項目が必要です。

1．発行する事業者の名前と登録番号（Tから始まる番号）

2．取引した年月日

3．取引の内容（軽減税率の対象品があれば、その旨）

4．税率ごとに分けた合計金額と、適用した税率

5．税率ごとの消費税額

6．受け取る側の名前

ポイントは「税率ごとに分ける」ことです。

10％と8％の商品が混ざる場合、それぞれの合計と消費税額を分けて書きます。

また、消費税の端数処理は「1枚の請求書につき、税率ごとに1回」と決まっています。商品1行ずつ端数を切り捨てて合計する方法は認められていないので、注意しましょう。

※免税事業者の方など、登録番号がない場合は書き方が変わります。詳しくは国税庁のインボイス制度特設サイトで確認してください。

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■ 方法1：Excelのテンプレートと関数で効率化

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いちばん手軽なのが、Excelのテンプレートに関数を組み込む方法です。

【できること】

・取引先リストから、名前や住所を自動で呼び出す（VLOOKUP・XLOOKUP関数）

・数量×単価、税率ごとの合計、消費税額を自動で計算する

・請求番号を自動で振る

【向いている人】

・取引先が少なく、請求書が月に数枚程度

・追加の費用をかけたくない

【注意点】

・最終的には1枚ずつ手作業で作ることになる

・コピーして使い回すうちに、計算式が壊れることがある

・誰かが式を上書きしても気づきにくい

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■ 方法2：クラウドの請求書サービスを使う

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請求書の作成・送付・入金管理までをまとめて行えるクラウドサービスもあります。

【できること】

・インボイス制度に対応した書式で、請求書を作成できる

・メールでの送付や、郵送の代行に対応するサービスもある

・会計ソフトと連携できるものが多い

【向いている人】

・請求書の枚数が多い

・会計ソフトとあわせて、経理全体をクラウドで管理したい

【注意点】

・月額料金がかかるものが多い

・機能が多く、使いこなすまでに時間がかかることがある

・自社独自の手順（社内での承認、独自の書式など）に合わせにくい場合がある

・取引データをサービス側に預けることになる

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■ 方法3：自社の手順に合わせた専用ツールを作る

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すでに使っている受注データ（Excel・CSV）をそのまま読み込んで、請求書まで一気に作る方法です。

【できること】

・受注データを取り込み、表記ゆれや入力ミスを自動でチェック

・取引先ごとに集計して、請求書PDFを一括発行

・いまの作業手順を変えずに自動化できる

【向いている人】

・毎月、決まった形式のデータから請求書を作っている

・クラウドサービスは機能が多すぎる、または費用が見合わない

・取引データを社外に出したくない

【注意点】

・最初に、いまの作業手順を整理する必要がある

・作業手順が大きく変わったときは、ツールの修正が必要になる

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■ 3つの方法の比較

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選び方の目安は、次のとおりです。

・請求書が月に数枚 → まずはExcelで十分

・経理全体をまとめて管理したい → クラウドサービス

・決まった形式のデータから毎月大量に作る → 専用ツール

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■ 忘れがち：電子で送った請求書の保存ルール

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請求書をPDFでメール送付している場合、その請求書の「控え」も電子データのまま保存する必要があります（電子帳簿保存法）。

・紙に印刷して保存するだけでは足りない

・日付・金額・取引先で探せるようにしておく

ファイル名を「20261031_株式会社〇〇_55000.pdf」のようにそろえておくのが、手軽な対応方法です。

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■ 「手順に合ったツール」が欲しい方へ

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■ まとめ

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・自動化の前に、インボイス制度で必要な項目を確認する

・消費税の端数処理は「1枚につき税率ごとに1回」

・枚数が少なければExcel、多ければクラウドか専用ツール

・PDFで送った請求書は、電子データのまま保存する

毎月の請求書づくりの時間を、本来の仕事に使える時間に変えていきましょう。