毎週の営業集計を自動化する方法｜KPI管理・週次レポートまで

営業組織を運営していると、毎週のように発生するのが「営業数字の集計」です。

架電数、接続数、アポイント数、商談数、成約数、売上などを担当者ごとに確認し、前週と比較し、会議用の資料を作る。

一つひとつは難しい作業ではありませんが、毎週繰り返していると意外と大きな工数になります。

特に営業担当者が10名、20名と増えてくると、単純な数字の集計だけではなく、

各担当者の数字を回収する

Excelやスプレッドシートへ転記する

KPIを計算する

前週・前月と比較する

担当者ごとの成績を見る

改善が必要なメンバーを探す

会議用の週次レポートを作る

といった作業が発生します。

この「集計のための仕事」は、Google SheetsとGoogle Apps Scriptを活用することで、かなり自動化できます。

営業管理で本当に重要なのは「集計」ではなく「判断」

営業管理の目的は、数字をきれいに並べることではありません。

本来やりたいのは、

「なぜ売上が落ちているのか」

「どの営業プロセスに問題があるのか」

「誰をフォローすべきなのか」

「成果が出ている担当者は何が違うのか」

といったことを考え、次のアクションを決めることです。

ところが、集計作業に時間がかかってしまうと、肝心の分析や改善に使える時間が減ってしまいます。

そこで、数字をまとめる工程をできるだけ仕組み化してしまいます。

Google SheetsでKPIを自動集計する

例えば、営業担当者が日々の実績として、

「架電数 → 接続数 → アポイント数 → 商談数 → 成約数 → 売上」

を入力するとします。

このデータがあれば、接続率・アポ率・商談化率・成約率などは自動で計算できます。

さらにGoogle Apps Scriptを組み合わせることで、担当者別、チーム別、週次、月次といった単位にデータを自動集計することも可能です。

毎週ExcelでSUMIFSやピボットテーブルを作り直す必要がなくなり、元データを更新すればKPIも更新される状態を作れます。

Dashboardで営業状況を一画面にまとめる

数字を集計しただけでは、まだ「分析しやすい状態」とはいえません。

そこで、主要な数字をDashboardにまとめます。

例えば、

売上、成約数、成約率、平均成約単価。

さらに、架電数、接続数、アポ数、商談数といった営業活動量。

営業ファネルを見ることで、

「架電数は十分なのにアポイント率が低い」

「商談数は多いのに成約率が低い」

など、どこに問題があるのかを確認しやすくなります。

売上だけを見るより、改善ポイントを見つけやすくなります。

担当者比較も自動化する

営業マネージャーにとって重要なのが、担当者ごとの比較です。

売上ランキングだけではなく、

成約数、成約率、平均成約単価、活動量などを組み合わせて見ることで、担当者ごとの特徴が分かります。

例えば、売上は低いものの活動量は十分な担当者であれば、営業プロセスの改善が必要かもしれません。

逆に、活動量は少なくても高い成約率を維持している担当者であれば、その営業手法を他のメンバーへ展開できる可能性があります。

単純な順位付けではなく、「次に何をするべきか」を判断できる状態にすることが重要です。

週次レポートまで自動生成する

営業会議のたびに資料を作るのも、積み重なると大きな作業になります。

そこで、DashboardだけではなくWeekly Sales Reportまで自動生成します。

週次レポートには、

前週比較、主要KPI、営業活動量、担当者ランキング、要確認メンバー、Good Practiceなどをまとめます。

こうすると、毎週ゼロから資料を作る必要がなくなります。

営業マネージャーは、作成されたレポートを確認し、必要なコメントを追加するだけで営業会議へ進めます。

自動化の目的は「仕事をなくすこと」ではない

業務自動化というと、「人がやっている仕事をすべてなくす」というイメージを持たれることがあります。

しかし、個人的には少し違うと考えています。

人が考えなくてもできる作業を仕組みに任せ、人にしかできない判断へ時間を使えるようにする。

これが業務自動化の大きな価値です。

営業管理であれば、

「数字を集める」

から、

「数字を見て改善する」

へ時間の使い方を変えることができます。

営業KPI管理の自動化ツールを提供しています

現在、Google Sheets × Google Apps Scriptを使用し、営業データの入力からKPI集計、担当者比較、改善ポイントの抽出、週次レポート作成までを自動化する営業KPI管理ツールを提供しています。

ExcelやGoogle Sheetsで営業数字を管理しているものの、

「毎週の集計に時間がかかっている」

「担当者ごとの数字を比較しづらい」

「営業会議用の資料作成を効率化したい」

といった課題がある場合は、現在の管理方法を確認したうえで導入方法をご提案できます。

まずはお気軽にご相談ください。