サロンの無断キャンセル対策｜予約の変更をLINEで受ける方法

予約の時間を過ぎても、お客さまが来ない。その枠は誰も入れられないまま終わる。あとで連絡がつき、理由が「忘れていた」「連絡しようとしたら営業時間を過ぎていた」だと、責めるより先に、お店の側でできることはなかったかと考えたくなります。

お店の側で用意できるのは、前日に予約を思い出してもらうきっかけと、予定が変わったときに気軽に伝えてもらえる入口の2つです。

今日、ご自身のLINEから「予約を変えたい」と送ってみる

お店のLINEを、ご自身の個人のLINEから友だち追加して、お客さまと同じ画面を開きます。

あいさつメッセージと、トーク画面の下のメニューを見て、予約を変えたいときにどうすればよいかが書かれているかを確かめてください。電話番号しか書かれていない、予約の取り方はあるのに変え方が無い、のどちらかなら、お客さまは変更をLINEで伝えてよいと気づけません。

続けて「予約を変更したいです」と送り、返ってくる内容を見ておきます。自動の返信しか来ない、またはまったく返事が無い場合は、管理画面の「設定」の中にある「応答設定」で、「チャット」がオンになっているかも確かめてください。トークでお店から手で返事をするには、チャットをオンにしておく必要があります。

前日の確認と空き枠の案内に使う、1対1のトーク

LINEのトークで予約を受けたお客さまには、そのトークで前日に確認の連絡を送れます。

この1対1のトーク（管理画面では「チャット」）でのやり取りは、料金プランで決まる月のメッセージ数に数えられません。文面は「明日○時のご予約のご確認です。ご予定どおりでしたら、ご返信はいりません。ご都合が変わったときは、このトークでお知らせください。」ほどの短さで足ります。

空いた枠の案内も、予約がいっぱいの日の希望をトークでいただいたお客さまには、そのまま送れます。電話や店頭で伺ったときは、「空きが出たらお知らせするので、トークに一言ください」と添えておくと、お店から連絡できるようになります。その方々を控えておき、キャンセルが出たら順にお知らせします。友だち全員などへ一度に送る配信は、チャットの画面から送っても月のメッセージ数に数えられますが、1人ずつチャットでお知らせすれば、通数を使わずに済みます。

変更の伝え方を、最初の1通とメニューに置く

前日の確認をトークで送れるのは、お客さまからトークにメッセージが届いている場合に限られます。

それ以外のお客さまや、前日より前に予定が変わったお客さまが、変更をLINEで伝えてよいと知る場所は、最初の1通とメニューになります。

あいさつメッセージは、友だち追加の直後に自動で届く1通です。予約の取り方のすぐあとに「ご予約の変更・キャンセルも、このトークで承ります」と一文入れておくと、初めてのお客さまにも伝わります。

メニューには、「予約する」の近くに「予約の変更」のボタンを置けます。押すと「予約を変更したいです」という文がお客さまからトークに送られる形にしておけば、お客さまは文を考えずに連絡できます。

ご自身で整えるとき、つまずきやすいところ

手間がかかりやすいのは、次の3か所です。

1つ目は、変更をどこで受けるかを決めることです。LINEと予約サイトがつながっていなければ、トークで変更を受けても予約サイトの予約は残り、お店が予約サイトの側で直すことになります。どちらで受けるかを決めてから、あいさつメッセージとメニューの書き方をそろえます。

2つ目は、メニューの画像です。「予約の変更」が加わるとボタンが1つ増えるので、ほかのボタンを減らすか、マスの分け方を変えることになります。お店に合わせて作った画像を使っている場合は、画像も描き直しです。

3つ目は、あいさつメッセージの文面です。予約の取り方、変更の伝え方、キャンセルの決まりまで入れると1通が長くなり、決まりを先に書くと、受け取った方には注意書きから始まる1通に見えます。どの順に並べるかを考えて書きます。

何から整えるかを、相談して決めたい方へ

美容室・サロンでLINE公式アカウントの構築を頼むか迷っている方に向けて、60分の事前相談を出品しています。

前日の確認、空き枠の案内、予約の変更の受け方のどこから手をつけるかは、今の予約の受け方で変わります。

相談では、今のLINEの状況と予約の受け方を伺い、どんな流れが組めそうかと、まず何から整えるかをお話しします。構築を頼む場合の進め方と、基本の範囲・オプションの範囲もお伝えします。ご自身で進めると決めた場合も、次に何をするかを一緒に決めます。

相談はココナラのビデオチャットで行います。料金は1,000円で、そのあと構築をご依頼いただいた場合は、構築の料金から差し引きます（おひとり様1回まで）。相談の場で購入をお願いすることはありません。