自動化を頼むとき、最初に渡すものは3つだけ

購入ボタンを押したあと、メッセージの入力欄で手が止まる。

何をどこまで書けばいいのか分からない。長すぎても迷惑だろうし、短すぎたら伝わらない気もする。そのまま画面を閉じてしまった、という話をよくうかがいます。

■ 丁寧に書くほど、ずれることがあります

きちんとした方ほど、作業の手順を最初から順番に書いてくださいます。

「まずAのシートを開いて、B列をコピーして、Cのシートに貼って、それから日付順に並べ替えて……」

これは今のやり方の説明です。受け取る側はその通りに作ろうとするので、今の手順がそのまま機械に置き換わったものが出来上がります。

実際には、順番を変えたほうが速いことや、そもそも要らない工程が混ざっていることがよくあります。手順を先に固定すると、そこを飛ばせません。

逆に「売上の集計を自動化してほしいです」だけだと、どのシートの何を集めるのかが分からず、やりとりが往復します。

■ 渡すものは、この3つで足ります

手順ではなく、入口と出口と条件を書きます。

1. 今のシート(コピーでかまいません)

文章で説明するより、実物を1枚見せるほうが正確に伝わります。

2. 今どうしていて、終わったあとどうなっていてほしいか

途中の手順は要りません。始まりと終わりだけです。

3. いつまでに要るか、誰が使うか

「自分だけが使う」のと「部署の5人が使う」のとでは作るものが変わります。後者は、間違えて押しても壊れない作りが要ります。

■ そのまま使えるひな形

コピーして、(例)の部分を自分のものに書き換えてください。どなたに頼むときでも使えます。

【今やっていること】

(例)毎月1日に、店舗ごとに分かれた4つのシートから数字を1枚に写しています。30分くらいかかります。

【終わったあと、どうなっていてほしいか】

(例)「集計」シートに、商品ごとの合計が多い順に並んでいる状態にしたいです。

【いつまでに】

(例)9月20日までに使い始めたいです。

【使う人】

(例)自分と、経理の2人

手順は1行も書いていません。これで足ります。

■ ここでつまずきます

1. シートを見せられない

社名や個人名が入っていて出せない場合です。全部を隠す必要はありません。上の3行だけを架空の名前に書き換えたコピーで足ります。列の並びが分かれば作れます。

2. 「お任せします」がいちばん遠回りになる

出来上がったものを見て「そうじゃなかった」となると、作り直しの往復が増えます。出口の1行だけは決めておいてください。思い浮かばなければ「今の表のまま、ボタンを押したら埋まっていてほしい」でも立派な出口です。

3. 共有したのに、こちらから触れない

シートを共有するとき、「閲覧のみ」だと中身は見えても仕組みを組み込めません。「編集」にしていただく必要があります。ここで一度止まる方が多いところです。作業が終わったあとに権限を戻せば大丈夫です。

■ 面倒なら、こちらでも承っています

ひな形が埋まっていれば、たいていの依頼は前に進みます。どこで頼んでも同じです。

私のほうでも、同じことをお受けしています。

「スプレッドシートの繰り返し作業を自動化します」(3,000円)

打ち合わせはありません。ひな形を送っていただければ、そのまま作りはじめます。足りないところは聞き返さずにこちらで仮に決めて作り、違っていれば無料で1回作り直します。

とはいえ、まずは埋めてみてください。埋めている途中で「これ、そもそも要る作業だっけ」と気づくことがあります。そうなったら、自動化そのものが要らなくなります。

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この記事の作成には生成AIを活用しています。