差し戻される稟議書・企画書に共通する5つの特徴

「出した稟議書が、理由もはっきりしないまま差し戻された」。そんな経験はありませんか。

私は人材・通信・メーカーの3業界で、法人営業をしてきた現役の営業です。営業事務がいない環境で、稟議書も企画書も自分で書いてきました。通った稟議も、差し戻された稟議もあります。人材会社でマネージャーをしていた頃は、上がってくる稟議を決裁する側にもいました。

両方の立場で見て感じるのは、差し戻される資料は、内容が悪いというより、決裁者が判断するための情報が抜けていることが多い、ということです。よくある5つの特徴を挙げます。

■ 1. 何を決裁してほしいのかが、冒頭で言い切れていない

経緯や背景から書き始めると、決裁者は「で、何を承認すればいいのか」を探しながら読むことになります。最初の数行で、何を、いくらで、いつまでに決裁してほしいのかを書きます。

■ 2. 判断に必要な数字が足りない

費用、期間、期待する効果。このどれかが抜けているだけで、決裁者は判断を止めます。効果を正確に出せないときも、仮の数字と前提条件を書いたほうが、「分からないので保留」にされにくくなります。

■ 3. 「やらなかったらどうなるか」が書かれていない

提案する案だけが書かれていて、何もしなかった場合や別の案との比較がないと、決裁者は「ほかの方法はないのか」と聞き返したくなります。ほかの選択肢を1〜2案並べて、この案を選ぶ理由を添えます。

■ 4. 決裁者が気にする点に先回りしていない

決裁者は、リスクや前例、ほかの部署への影響を気にします。想定される反論を先に書き出して、答えを用意しておくと、差し戻しが減ります。決裁する側からすると、聞きたいことが先に書いてある資料は、判断しやすいです。

■ 5. 書き手の考えた順番のままになっている

考えた順に書くと、経緯、検討、結論の順になりがちです。決裁者が読みたい順番は、結論、理由、費用、リスク、次にやること、です。書き終えたら、この順番に並べ替えられないかを見直します。

■ 補足：決裁者は、その資料を持って誰かに説明します

稟議は、決裁者がさらに上の人や別の部署へ説明する場面があります。決裁者が自分の言葉で説明できるように、要点が1枚にまとまっているかも、見直す点です。

■ 最後に

差し戻されたときは、内容を直す前に、この5つのどれが抜けているかを見ると、直す場所が見つかりやすくなります。

自分では抜けている点が分からないときは、私のサービス「社内で通らなかった稟議書・企画書を立て直します」でも承っています。社名や金額は伏せたままで構いません。お気軽にご相談ください。