請求金額が合わない。その原因探しに、毎回時間を使っていませんか？

請求金額が合わない。

たった数百円の差でも気になりますし、数千円、数万円とずれていると「どこで間違えた？」と一気に不安になります。

請求明細を開いて、集計表を開いて、数字を上から見比べる。同じ明細を二重に数えていないか、転記した金額を間違えていないか、新しく増えた費目を集計表に入れ忘れていないか。原因が分かるまで、一つずつ確認していく。

そして翌月、また数字が合わなければ同じことを繰り返す。

この「数字が合わない理由を探す時間」を、もっと減らせないかなと思って今回の仕組みを作りました。

請求業務で本当に面倒なのは、差額が出ることそのものより、「なぜ差が出ているのか分からないこと」だと思います。

例えば合計が1万円ずれていても、「この明細が二重に入っています」と最初から分かっていれば、確認する場所はほぼ決まっています。でも「1万円合いません」という情報しかなければ、100行、500行、1000行とデータを追いながら原因を探さなければなりません。

しかも、原因は一つとは限りません。

架空の請求データで試してみました。請求明細では送料が300円なのに、集計表では200円になっている。これは金額の不一致です。別の請求では、同じ明細IDが2回入っている。これは重複の可能性があります。さらに、請求明細には新しく「調整費」という費目が追加されているのに、集計表にはその項目が存在しない。これは集計漏れの候補になります。

どれも、人が見れば気づける内容です。

問題は、それを何百行の中から毎回探すことです。

そこで今回、請求明細のCSVと集計表のCSVを読み込み、確認が必要な場所だけを一覧にする仕組みを作ってみました。

確認するのは、主に「金額が一致しないもの」「同じ明細が複数存在するもの」「片方にしか存在しない項目」です。

架空データを使った自主検証では、単に「金額が違います」と出すだけではなく、「どの請求IDの、どの費目が、明細側ではいくらで、集計側ではいくらなのか」まで確認できる形にしました。

例えば、こんな結果です。

INV-001　送料

明細側：300円

集計側：200円

判定：金額不一致

こうしておけば、「合計が合わない。どこだろう？」という状態から、「まずINV-001の送料を確認しよう」という状態に変えられます。

俺がこの仕組みでやりたいのは、全部を自動で判断することではありません。

ここはかなり大事です。

この仕組みは「この請求が正しい」「この会計処理が間違っている」と判断するものではありませんし、税務や会計上の正しさを判定するものでもありません。

渡された2つのデータを、事前に決めたルールで照合して、「ここに差があります」「ここは重複している可能性があります」「この項目は片方にしかありません」と、確認候補を絞るためのものです。

つまり、人の仕事を全部なくすのではなく、人が見るべき場所を減らすための仕組みです。

AIや自動化というと、何でも機械に任せるイメージがあります。でも、実際の仕事では「1000行全部を見る」から「問題がありそうな10行だけを見る」に変わるだけでも、十分価値があると思っています。

特に、毎月同じ確認をしている仕事ならなおさらです。

請求明細を受け取る。集計表を作る。数字が合っているか確認する。合わなければ原因を探す。

一度だけなら、人がそのまま確認した方が早いかもしれません。でも毎月同じことを繰り返しているなら、「確認のやり方そのもの」を仕組みにしてしまった方がいい。

人は疲れますし、行数が増えれば見落としも起きます。プログラムなら、同じ条件で何度でも全件を確認できます。そのうえで、最後の判断だけ人が行えばいい。

派手なAIサービスではありません。でも、こういう地味な確認作業を少しずつ仕組みに変えていく方が、実際の仕事では効くことも多いんじゃないかと思っています。

今回、この仕組みを「請求明細と集計表の金額ズレを調べます」というサービスとして出品しました。

毎月、請求明細と集計表を見比べている方。CSVで請求データを管理している方。数字が合わないと原因探しに時間がかかる方。二重計上や転記ミス、新しい費目の見落としが気になる方。そういった方を想定しています。

最初から何でも対応するのではなく、購入前にCSVの列や行数、照合方法を確認して、対応できる範囲を決めてから作業します。元データは原則として変更せず、確認結果を別のレポートとしてお渡しします。

「うちの表でもできる？」「CSVじゃなくてExcelだけど相談できる？」「金額以外にも、こういう項目を照合できない？」というものがあれば、まずは見積り相談から内容を教えてください。

そして、このサービスに限らず、「毎月やっているけれど、本当は人が全部確認しなくてもいいんじゃないか」と思う作業があれば、それもぜひ教えてほしいです。

請求業務だけでなく、在庫、入金、商品一覧、管理台帳など、仕事の中には「二つのデータを見比べて、違いを探す」という作業が意外とたくさんあります。

そういう小さな面倒を一つずつ仕組みに変えていく。

今回の商品は、その一つ目です。