記帳のコツ｜自分で記帳する人も知っておきたい仕訳・整理のポイント

「記帳って何から始めればいいの？」

「毎月やろうと思っているけれど、つい後回しにしてしまう……」

個人事業主やフリーランスの方にとって、記帳は事業を続けるうえで欠かせない作業です。

一方で、日々の仕事に追われていると、領収書やレシートの整理、仕訳、会計ソフトへの入力などが後回しになってしまうこともあります。

記帳は、まとめて処理するよりも、日頃から整理しておくことで負担を減らしやすくなります。

今回は、記帳を自分で行っている方にも役立つよう、記帳でつまずきやすいポイントと、スムーズに進めるための基本的なコツをご紹介します。

Ⅰ記帳の基本的な流れ

まずは、記帳がどのような流れで進むのか確認しておきましょう。

基本的には、次の3つのステップで考えるとわかりやすくなります。

1．領収書・レシートなどを整理する

事業に関係する支出について、領収書やレシート、クレジットカードの利用明細などを確認します。

記帳を始める前に、必要な資料をまとめておくことが大切です。

2．取引を仕訳する

それぞれの取引について、

・いつ

・何に

・いくら支払ったのか

・どの勘定科目にするのか

などを確認して、仕訳を行います。

 3．帳簿や会計ソフトに反映する

仕訳した内容を帳簿や会計ソフトに入力します。

入力が終わったら、金額や日付、勘定科目などに間違いがないか確認します。

このように見るとシンプルですが、実際には「どの勘定科目にするのか」「この支出は事業に関係するものなのか」など、判断に迷う場面も少なくありません。

Ⅱ 記帳でつまずきやすいポイント3つ

1．勘定科目の判断に迷う

記帳をしていると、「これは何費にすればいいの？」と迷うことがあります。

たとえば、

・ 消耗品費と事務用品費

・会議費と交際費

・通信費と雑費

など、似たような支出で判断に迷うケースがあります。

このようなときは、単純に金額だけを見るのではなく、「何のために支出したのか」を確認することがポイントです。

ただし、同じような支出でも取引の内容や状況によって判断が異なる場合があります。

「なんとなくこの科目」と決めるのではなく、後から見ても内容がわかるように整理しておくと安心です。

 2．領収書をなくしたり、内容がわからなくなったりする

記帳を後回しにしていると、

「このレシートは何を買ったものだっけ？」

「この支払いは事業用だったかな？」

と、後から確認することになりがちです。

特に、数か月分をまとめて記帳しようとすると、購入した目的や取引内容を思い出すのが難しくなることがあります。

そこで、

・領収書やレシートを月ごとに分ける

・内容がわかりにくい支出にはメモを残す

・クレジットカードの明細を定期的に確認する

といった方法で、普段から整理しておくことをおすすめします。

3．クレジットカードや電子マネーの仕訳が漏れる

現金で支払った経費は比較的気づきやすい一方、クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済は、記帳が漏れてしまうことがあります。

特に、

* 毎月発生するサブスクリプション料金

* インターネット関連の支払い

* 電子マネーでの交通費

* 少額の消耗品

などは、後から確認すると見落としていたということもあります。

事業で利用している決済手段については、定期的に明細を確認する習慣をつけておきましょう。

〇 記帳を効率よく進めるコツ

週1回など、決まったタイミングで処理する

記帳を確定申告前にまとめて行うと、取引内容を思い出すだけでも時間がかかってしまいます。

「毎週○曜日に記帳する」「毎月○日までに前月分を処理する」など、あらかじめルールを決めておくと続けやすくなります。

一度にすべて終わらせようとするのではなく、少しずつ処理することがポイントです。

〇 領収書やレシートを整理する場所を決める

「領収書がどこにあるかわからない」という状態になると、記帳を始めるまでにも時間がかかってしまいます。

紙の領収書、クレジットカードの明細、請求書など、資料を保管する場所や方法を決めておきましょう。

月ごとに整理しておくだけでも、後から確認しやすくなります。

〇摘要欄は後から見て内容がわかるようにする

仕訳を入力するときは、摘要欄にも注意しましょう。

単に「支払」などと入力するのではなく、後から見たときに「何のための支出なのか」がわかるようにしておくと、確認作業がしやすくなります。

取引件数が多い方は、摘要の記載方法をある程度統一しておくと便利です。

〇 自分で記帳するか、記帳代行を利用するか

記帳は自分で行うこともできます。

しかし、事業規模が大きくなったり、取引件数が増えたりすると、記帳にかかる時間も増えていきます。

自分で記帳を続けるか、記帳代行を利用するか迷っている場合は、次のような点を確認してみましょう。

〇記帳にどのくらい時間がかかっているか

毎月何時間も記帳に費やしている場合、その時間を本業や営業活動などに使える可能性があります。

「記帳に時間を取られて、本来やるべき仕事が進まない」という状態になっているなら、外注を検討するタイミングかもしれません。

〇 記帳が後回しになっていないか

「時間があるときにやろう」と思っていても、日々の仕事を優先しているうちに、記帳が数か月分たまってしまうことがあります。

記帳がたまるほど、処理する時間も増えてしまいます。

〇 仕訳や勘定科目の判断に時間がかかっていないか

「この取引はどの勘定科目？」

「この支出はどのように処理すればいい？」

といった判断に時間がかかる場合も、記帳代行を利用する方法があります。

〇 記帳代行という選択肢

記帳を自分で行うことが負担になっている場合は、記帳代行を利用するのもひとつの方法です。

記帳代行では、領収書やレシートなどの資料をもとに、仕訳や会計ソフトへの入力などを依頼できます。

たとえば、

・記帳の時間を減らしたい

・領収書やレシートの整理が苦手

・仕訳や勘定科目の判断に時間がかかる

・記帳が毎月たまってしまう

・本業に集中したい

という方は、記帳代行を検討してみてもよいでしょう。

すべてを外注する必要はなく、資料の整理は自分で行い、仕訳や入力を依頼するなど、自分に合った方法を考えることもできます。

〇まとめ

記帳は、事業を続けるうえで必要な大切な作業です。

しかし、日々の仕事をしながら毎月きちんと記帳を続けることは、想像以上に負担になることがあります。

まずは、

・領収書やレシートをこまめに整理する

・定期的に記帳する

・クレジットカードなどの明細を確認する

・仕訳の内容を後から確認できるようにする

といったことから始めてみましょう。

それでも「記帳に時間をかけたくない」「本業に集中したい」という場合は、記帳代行を利用するのもひとつの選択肢です。

記帳にかかる時間を減らして、本業に使える時間を増やしたい方は、自分に合った方法を検討してみてはいかがでしょうか。