CSVを整理しても元に戻る？最初に決めたい5つのルール

CSVや表をきれいにしたはずなのに、数日後には表記がばらばらになり、同じ内容の行が増えてしまうことがあります。

これは、整理の作業が足りないというより、「どの状態を正しいとするか」が決まっていないことが原因かもしれません。作業を始める前に、次の5つを決めておくと、判断に迷いにくくなります。

1. 1行に何を入れるか

最初に「1行は1件の注文」「1行は1人のお客様」のように、1行が表すものを決めます。

1つのセルに複数の注文や連絡先が入っていると、並べ替えや集計が難しくなります。1行の意味がそろっているだけでも、表はかなり扱いやすくなります。

2. 項目名をそろえる

「電話」「電話番号」「TEL」のように、同じ内容の項目名が複数あると、後から見る人が迷います。

残す項目名を1つ決め、同じ意味の項目はまとめます。項目名は短さよりも、初めて見る方に意味が伝わることを優先すると安心です。

3. 空欄をどう扱うか

空欄が「未入力」なのか「該当なし」なのか「確認中」なのかは、見た目だけでは分かりません。

必要に応じて、空欄の意味を分けるルールを決めます。ただし、何でも文字で埋めると集計しにくくなるため、用途に合った方法を選ぶことが大切です。

4. 同じ内容の行をどう見分けるか

名前だけで同じ人と判断すると、同姓同名の方を誤ってまとめるおそれがあります。一方で、表記の違いだけで別の人として残る場合もあります。

注文番号などの固有の番号があれば、それを基準にします。確かな番号がない場合は、自動で削除せず、確認が必要な候補として分けておく方が安全です。

5. 日付や数字の書き方を決める

日付が「2026/8/4」「8月4日」「2026-08-04」のように混ざると、正しい順番に並ばないことがあります。電話番号や郵便番号も、数字として扱うと先頭の0が消える場合があります。

見た目だけでなく、その項目を計算に使うのか、文字として残すのかを決めてから書き方をそろえます。

整理後に確認したいこと

作業後は、行数が想定外に減っていないか、必要な項目が残っているか、変更した場所を説明できるかを確認します。

特に大切なのは、元のファイルを残すことです。整理後のファイルだけでなく、変更した内容や確認が必要な行を分けておくと、後から見直しやすくなります。

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