Excelの集計を自動化する前に、決めておく3つのこと

毎月の集計をマクロで自動化したい、という相談を受けたとき、最初に聞くのはコードの話ではありません。3つのことが決まっていないと、作っても使われないものになります。

1. 出したい紙を先に決める

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「集計を自動化したい」だけでは作れません。最後に何が出てくれば終わりなのかを、先に決めておく必要があります。

日報なのか、月次の成績書なのか、上に出す報告書なのか。同じ検査記録からでも、出す先が違えば必要な数字が変わります。日報なら当日の不良数で足りますが、月次の成績書には機種別の内訳と規格からの外れ具合が要ります。

一番早いのは、今使っている帳票をそのまま渡すことです。手書きで埋めた1枚があれば、どの欄にどの数字が入るのかが分かります。新しい体裁を考えるのは、自動化が動いてからで間に合います。

2. 列の意味を1つずつ確認する

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現場の表には、誰も使っていない列が残っていることがよくあります。前の担当者が入れて、引き継ぐときに理由が消えたものです。

自動化するときに、この列をそのまま移すと厄介です。値が入らない列のために処理が増え、後から見た人が「これは何のためにあるのか」と悩みます。

聞いておくのはこの3つです。

・ この列は誰が見るのか

・ 空欄のとき、どう扱うのか

・ 決まった値しか入らないのか、自由に書けるのか

3つ目が特に効きます。「決まった値しか入らない」つもりの列に、実際は「12.5」と「12.5mm」と「約12.5」が混ざっていることがあります。集計する前に、そろえる処理が必要になります。

3. どこまでが「1回の作業」なのかを決める

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ボタンを1つ押したら全部終わる、という形が理想的に見えますが、途中で人が確認したい場所があるはずです。

たとえば、複数のファイルを1つにまとめたあと、行数が合っているかを目で見て確かめたい。規格を外れた行を抜き出したあと、本当に不良なのか現場に聞いてから先に進みたい。

ここを最初に決めておくと、処理を分ける場所が決まります。全部つなげてから「途中で止めたい」となると、作り直しになります。

実データを外に出さずに作れます

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外注するときに引っかかるのが、測定値や検査記録を社外に出せないという点です。持ち出しの申請が要る、そもそも認められない、という現場は珍しくありません。

実データが無くても作れます。必要なのは、列の見出し、おおよその行数、処理の流れだけです。この3つが分かれば、こちらでダミーデータを作って開発できます。動作確認は、お手元の実データで行っていただきます。

社外にデータを出さずに済むので、申請の順番待ちで着手が遅れることもありません。秘密保持契約が不要になる場合もあります。

上の3つが決まっていなくても大丈夫です

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決まっていない状態で相談していただいて構いません。今の作業の流れを教えていただければ、こちらから質問して整理します。

製造現場の検査記録・測定データの集計と帳票作成を、Excelのマクロで自動化しています。相談と見積りは無料です。