PTA・サークルの会費集めで「未納」を減らす5つのコツ

PTAの学級費、サークルや習い事の月会費などを集める係になると、「誰がまだ払っていないか」を把握するのが意外と大変です。名簿に手書きで丸をつけていると、受け取ったかどうかがあいまいになりがちです。

未納を減らし、集金係の負担を軽くするために決めておくとよいことを5つまとめました。

■ 1. 「1人×1か月」の表で記録する

縦に会員の名前、横に月を並べた表を作り、受け取ったらその欄に金額を書きます。丸やチェックではなく金額を書くと、一部だけ受け取ったときも分かります。

■ 2. まとめ払いは月ごとに分けて書く

2か月分をまとめて受け取ったときは、受け取った月に2か月分を書くのではなく、それぞれの月の欄に1か月分ずつ書きます。こうすると、どの月の分が払われているかが一目で分かります。

■ 3. 「今月まで」で未納を数える

まだ来ていない先の月は、空欄でも未納ではありません。「今月までの欄で、月会費に足りないもの」だけを数えると、本当に声をかけるべき人が分かります。

■ 4. 未納の人だけの一覧を作ってから声をかける

表全体を見ながら探すと見落としが出ます。未納がある人と未納額だけを抜き出した一覧を作り、それを見ながら連絡すると漏れがありません。声かけは「ご確認をお願いします」とやわらかく、早めに行うのがコツです。

■ 5. 集金の記録と、会計の記録を分ける

誰がいくら払ったかの集金表と、団体のお金の出入りを書く出納帳は、役割が違います。集金表の合計を、月に1回まとめて出納帳に「会費」として書くと、会計の記録がすっきりします。

■ Excelで楽をしたい方へ

この考え方で、受け取った金額を入れるだけで今月までの未納を赤く表示し、未納の人だけを自動で一覧にするExcelテンプレートを、ココナラのコンテンツマーケットで販売しています（行事の出欠と参加費の集計つき）。「井戸端」のコンテンツ「PTA・サークル・習い事の集金・出欠管理表」をご覧ください。出納帳と収支報告書には「町内会・PTA・サークルの会計帳簿」もあります。

※会費の額や集め方は、団体の決まりに従ってください。この記事の作成には生成AIを補助として使っています。