個人事業・小さなお店の「未入金の見落とし」を防ぐ4つのコツ

個人事業や小さなお店では、請求書を送ったあと「入金されたかどうか」の確認が後回しになりがちです。気づいたときには数か月たっていて、相手に連絡しづらくなることもあります。

未入金を見落とさないために、売上の記録で決めておくとよいことを4つまとめました。手帳でも、Excelでも使える考え方です。

■ 1. 売上を記録するときに「入金予定日」も書く

売上の日付と金額だけでなく、「いつまでに入金される約束か」を同じ行に書いておきます。月末締め翌月末払いなら、その日付です。予定日があれば、今日の日付と比べるだけで遅れている取引がわかります。

■ 2. 入金があったら、同じ行に「入金日」と「入金額」を書く

入金を別の帳面に書くと、どの売上の入金なのかがわからなくなります。売上の行の横に入金日と入金額を書けば、「売上－入金＝まだ入っていない額」がその行だけで計算できます。振込手数料が引かれて少なく入ることもあるので、入金額はそのまま書いておきます。

■ 3. 状態を4つに分ける

各取引の状態を「入金済」「未入金（期限前）」「一部入金」「期限超過」の4つに分けると、連絡が必要なものがはっきりします。特に「期限超過」は、色をつけるなどして目立たせると見落としません。

■ 4. 月に1回、取引先ごとの未入金を合計する

取引先ごとに「まだ入っていない額」と「そのうち期限を過ぎた額」を合計します。毎月同じ日に見る習慣にすると、連絡が必要な相手が一覧でわかります。

■ 連絡するときは早めに、やわらかく

入金の遅れは、相手の単純な見落としであることも多いものです。期限を過ぎて数日のうちに「ご確認いただけますでしょうか」と伝えるほうが、時間がたってから伝えるより気まずくなりません。

■ Excelで自動にしたい方へ

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※税額の計算や申告の判断は、税理士などの専門家にご確認ください。この記事の作成には生成AIを補助として使っています。