名簿の「同じ人が2回」を見つける4つのコツ（PTA・町内会・顧客リスト）

PTAや町内会の名簿、イベントの申込者一覧、お店の顧客リストは、何年も使ううちに同じ人が2回入ってしまうことがあります。案内を二重に送ったり、人数を多く数えたりする原因になります。

目で見て探すのは大変なので、比べる前に「書き方をそろえる」のがコツです。名簿の重複を見つけるときの考え方を4つまとめました。

■ 1. 電話番号は数字だけにしてから比べる

同じ番号でも、ハイフンで区切ったもの、空白で区切ったもの、全角の数字で書いたものなど、書き方はいろいろです。ハイフン、かっこ、空白を取り除き、全角の数字を半角にしてから比べると、同じ番号だとわかります。電話番号は人をいちばん見分けやすい項目なので、最初に比べるのがおすすめです。

■ 2. メールアドレスは小文字・半角にそろえる

メールアドレスは、大文字と小文字を区別しないのがふつうです。先頭だけ大文字のアドレスと、すべて小文字のアドレスは、同じ人のものと考えてよいでしょう。全角で入力されていることもあるので、半角にそろえてから比べます。

■ 3. 氏名は空白を取ってから比べ、「要確認」にとどめる

「山田 太郎」「山田　太郎」「山田太郎」は、空白の違いだけです。空白を取り除けば同じ名前だとわかります。ただし、同姓同名の別の人もいるので、氏名だけが同じときは消さずに「要確認」として、電話や住所で確かめます。

■ 4. どちらを残すかは、最初の行を基準に人が決める

重複が見つかったら、どの行とどの行が同じかを一覧にして、残す行を人が決めます。新しい情報（引っ越し後の住所など）が後の行に入っていることもあるので、機械的に後の行を消すのはおすすめしません。

■ そろえても見つからない違い

「髙橋」と「高橋」のような旧字体と新字体、ひらがなとカタカナの違いは、書き方をそろえても同じにはなりません。こうした違いは、ふりがなや電話番号で確かめるのが確実です。

■ Excelで一度に確かめたい方へ

この考え方で、電話・メール・氏名を書き方をそろえてから比べ、重複している行と「どの行と同じか」を表示するExcelテンプレートを、ココナラのコンテンツマーケットで販売しています（2,000件まで）。「井戸端」のコンテンツ「名簿・顧客リストの重複と表記ゆれチェック表」をご覧ください。

※名簿は個人情報です。扱い方は団体や会社のルールに従ってください。この記事の作成には生成AIを補助として使っています。