町内会・PTAの会計係が年度末に慌てないための、出納帳の5つのルール

町内会や自治会、PTA、子ども会の会計係は、1年ごとに交代することが多い役目です。いちばん大変なのは年度末の収支報告書づくりで、そこで「数字が合わない」「領収書が見つからない」と慌てることになりがちです。

年度末に慌てないために、出納帳（お金の出入りの記録）をつけるときに決めておくとよいルールを5つまとめました。手書きでも、Excelでも使える考え方です。

■ 1. 1回のお金の動きを1行に書く

会費をまとめて集めた日でも、口座に入金した日と現金で受け取った日が違えば、行を分けます。1行に「日付・収入か支出か・科目・内容・金額」の5つがそろっていれば、あとから並べ替えたり集計したりできます。

■ 2. 科目は最初に決めて、途中で増やさない

「行事費」「事務費」「通信費」のような科目は、予算書と同じものを年度のはじめに決めておきます。途中で「お茶代」「イベント備品」など新しい名前を作ると、年度末に科目ごとの合計を出すときに、どこに入れるか迷います。迷ったら「予備費」や「雑費」に入れ、摘要（内容の欄）に詳しく書いておくのがおすすめです。

■ 3. 領収書に番号をふり、出納帳にも同じ番号を書く

領収書やレシートに「R-001」のような番号を書き、出納帳の同じ行にも番号を書いておきます。監査のときに「この支出の証拠は？」と聞かれても、番号ですぐに探せます。

■ 4. 月に1回、通帳と手元の現金を照らし合わせる

出納帳の残高と、通帳の残高＋手元の現金が一致しているかを、月に1回確かめます。ずれていても、1か月分なら原因を探すのは難しくありません。1年分たまってから探すのはとても大変です。

■ 5. 年度の外の日付を混ぜない

3月末の行事の支払いが4月になった、というように、年度をまたぐお金の動きは起こりがちです。どちらの年度に入れるかは団体の決まりに従い、出納帳には年度の中の日付だけを書くようにします。年度の外の行が混ざると、収支報告書の繰越金が出納帳の残高と合わなくなります。

■ 収支報告書は「収入合計－支出合計＝次年度繰越金」

収支報告書は、前年度からの繰越金を含めた収入合計から支出合計を引いた額が、次年度への繰越金になります。この繰越金が、出納帳の最後の残高と一致していれば、記録に大きな漏れはないと考えてよいでしょう。

■ Excelで楽をしたい方へ

この5つのルールに沿って出納帳をつけると、収支報告書（予算・決算・差異、次年度繰越金、会計・監査の署名欄）が自動でできるExcelテンプレートを、ココナラのコンテンツマーケットで販売しています。科目の入れ間違いや年度外の日付はオレンジ色で知らせ、繰越金と残高が合っているかも自動で確かめます。「井戸端」のコンテンツ「町内会・PTA・サークルの会計帳簿」をご覧ください。

※会計の様式や監査の方法は、それぞれの団体の規約に従ってください。この記事は一般的な記録の考え方をまとめたもので、作成には生成AIを補助として使っています。