「予約前日のリマインド連絡」を手作業で続けていませんか

占い師さん、美容室さん、学習塾さん、動物病院さん…業種は違っても、予約制でお仕事をされている方から同じ相談を受けることがよくあります。「前日に一件ずつ電話やLINEでリマインドを送っているけれど、件数が増えると正直しんどい」というものです。

私は本業で製造業の会社員として働きながら、休日にGoogle Apps Script(GAS)を使った業務自動化を独学で続けています。ここ数ヶ月、いくつかの業種の方から予約リマインドの相談を受ける中で、共通する悩みと、共通する解決の形が見えてきたので、この記事にまとめておきます。

■ どの業種でも「悩みの形」はほぼ同じ

業種によって扱う内容(施術・レッスン・診療など)は全く違うのに、リマインドまわりの悩みは驚くほど共通しています。

・前日リマインドを手作業で送っていて時間がかかる

・送り忘れがあり、無断キャンセルにつながっている

・お客様ごとに次回案内(ワクチン接種、月謝、施術周期など)のタイミングを覚えておくのが大変

こうした悩みに対して、専用の高額なシステムを新しく導入する必要はありません。多くの場合、ふだん使っているスプレッドシートに予約情報を入力するだけで、あとは自動でリマインドが送られる仕組みを作れます。

■ 自動化の基本の形

やっていることはシンプルです。

・予約情報をスプレッドシートに入力する(日時・氏名・連絡先)

・毎日決まった時間に自動でスプレッドシートをチェックする処理を動かす

・「明日が予約日」の行を見つけて、自動でメールを送る

この基本形さえあれば、文面や送信タイミングを業種ごとに変えるだけで、美容室・学習塾・整体院・歯科医院・動物病院など、予約制のあらゆる業種に応用できます。実際に私自身、いくつかの業種の方向けにこの仕組みをアレンジしてご提供しています。

■ 自分で試してみたい方へ

「まずは自分でどんな仕組みか知りたい」という方向けに、実装の詳細(コードの骨格や、日付比較・二重送信防止といった実装時にハマりやすいポイント)は別の記事にまとめました。プロフィールのコンテンツマーケットからご覧いただけます。

「聞くよりまず作ってほしい」という方は、業種に合わせてこちらでカスタマイズしてお渡しすることもできますので、お気軽にサービス一覧からご相談ください。