工場の日報、まだ紙とExcelの二重管理をしていませんか？

初めまして、太紀（たいき）と申します。浜松で製造業の工場ラインに配属されている現場エンジニアです。本業のかたわら、休日や夜のClaude Codeで自動化ツールを作っています。

現場で毎日書いている日報、実はパソコンに入力したあとも紙の控えを残していたりしませんか。私の現場も長い間そうでした。手書きの日報用紙と、事務に提出するExcelの集計表が別々に存在していて、同じ数字を二度入力する日もありました。

具体的には、ラインごとの生産数や稼働時間を手書きで集計してから事務のPCで同じ値をExcelに入力し直す、検査記録も紙のチェックシートとExcelの両方に残す、といったパターンです。煩わしいだけでなく、転記する際の打ち間違えで数字が合わなくなることもありました。

この二重入力をなくせないかと考えて、先日Claude Codeで自分の工場向けの自動化ツールを作ってみました。そのときに実際にやってみた手順と、注意した点をこの記事で共有します。

【日報の二重入力をなくすまでの手順】

現場では現状、次のような流れで日報を作成していました。

・現場で手書きの日報用紙に生産数・稼働時間・不良件数を記入

・事務にPCで同じ値をExcelの集計表に再入力

・月末にはさらにExcelを集計して上長報告用の資料を作成

このうち、「紙の日報を見ながらExcelに入力する」部分をなくせないかと考え、以下のように進めました。

まず、現在使っているExcelの集計表をそのまま活かし、入力フォーム用のシートを一枚追加しました。現場のタブレットやスマホで、既存の日付・ライン名・生産数・稼働時間・不良件数を直接入力できるようにし、GAS（スプレッドシートに付属する自作スクリプト）で既存の集計表の当該日付の行に自動で転記する仕組みを作りました。これで、現場で入力すれば事務側のExcelにも同時に反映され、二重入力がなくなります。

次に、検査記録用のチェックシートも同じ考え方で、入力項目をプルダウン形式（OK／要確認など）にして入力ミスを減らし、入力完了後に自動で集計表へ反映されるようにしました。最後に、月末の上長報告用資料は、集計表のデータからグラフと表を自動生成するようにして、手作業をなくしました。

【実際にやってみて注意した点】

・既存の集計表の列構成や関数を一切変えず、新しいシートから自動で流し込む形にした（事務側が使い慣れたフォーマットを変えないため）

・入力ミスを防ぐため、自由記述欄を極力減らしてプルダウンや数値入力のみに絞った

・自動転記の処理は、先に少数のテストデータで何度も動作確認してから、実際の日報データに切り替えた

・集計表自体は残したままなので、万一自動化部分がうまく動かなくなっても、これまで通り手で入力すれば引き続き使える状態を残しておいた

日報や検査記録のような毎日の転記作業は、一つ一つは小さくても、積み重なると意外と大きな時間になっています。既存のExcelを捨てる必要はなく、入力口を一つ追加して自動で流し込むだけでも、二重入力はかなり減らせます。

この記事が、自分の現場の日報・検査記録を見直すきっかけになれば幸いです。