Excelの「重複の削除」を押す前に決めたい3つのこと

顧客リストや商品一覧を整理するとき、Excelの「重複の削除」を押せば終わるように見えます。

しかし、同じ会社名でも担当者が違う場合があります。反対に、会社名の全角・半角やメールアドレスの大文字・小文字が違うだけで、実質的には同じデータという場合もあります。

大切なのは、削除操作より先に「何を1件と扱うか」を決めることです。

■ 1. 重複判定に使う列

会社名だけで判定するのか、メールアドレスや顧客番号を優先するのか。複数列の組み合わせで判定するのかを決めます。

同姓同名や同じ会社の別担当者が混ざる可能性があるため、名前だけでの自動削除は避けた方が安全です。

■ 2. 表記をそろえる方法

前後の空白、全角・半角、ハイフンの有無などを別の作業列でそろえます。原本の列を直接上書きせず、元データと正規化後の値を並べて確認できる形にします。

顧客番号や注文番号のような長い数字、先頭に0が付く番号は、数値ではなく文字列として扱う必要があります。

■ 3. どの行を残すか

更新日が新しい行、入力項目が多い行、受注履歴がある行など、残す優先順位を決めます。

判断できない行は消さず、「統合」「残す」「保留」「要確認」のように振り分けておくと、後から確認できます。

おすすめは、最初から行を削除するのではなく、重複候補を別列へ表示する方法です。確認が終わってから除外対象を決めれば、なぜ件数が変わったのかも追跡できます。

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