AIが書いた書類の間違いを、どうやって見つけるか

出てきた文面は整っていました。項目が揃っていて、日本語も自然で、疑う理由がありませんでした。

ところが金額の捉え方が、社内の規定と食い違っていました。年度の区切りをどう見るか。初期費用と月額を合算するのか、分けるのか。

金額の数字そのものを間違えたわけではありません。だから読み返しても気づきにくい。整った文章の中に、規定と合わない前提だけが紛れている状態でした。

気づいたのは、申請の直前です。

【見つけたのは、別のAIでした】

私はGeminiの「Gem」という機能で、書類チェック専用のアシスタントを作ってあります。あらかじめ資料と役割を設定して保存しておけるカスタム版のAIです。そこに関連する社内の規定をPDFで読み込ませてあります。

やることは単純です。書き上がった書類をスクリーンショットで撮って貼り、「この内容は規定に合っているか」と聞く。それだけです。

【書かせるのと、照合させるのは別の仕事】

ここがいちばんお伝えしたい部分です。

AIに書かせると、それらしい文章が出てきます。厄介なのは、中身が間違っていても「それらしさ」は変わらないことです。文章の質から誤りを見抜くことはできません。

一方、照合させるときの問いはこうなります。「この文書は、この規定に合っているか」。これは答えのある問いです。基準が外にあるので、AIが想像で埋める余地がありません。

だから生成に使うより、突き合わせに使うほうが外れにくい。そして突き合わせる基準を先に仕込んでおけば、毎回資料を貼り直す手間もいりません。

【守っていること】

画像にしたからといって、社外秘が社外秘でなくなるわけではありません。文字に起こしていないだけで、渡している情報は同じです。

会社によっては、社内文書をAIにアップロードすること自体が認められていない場合があります。まずは自社のAI利用ルールを確認して、その範囲で行ってください。渡す前に、写り込んでいるものを一度確認することも大切です。

【最後は自分で直す】

AIは「規定上はこう書くべき」という案も出してきました。ただ、それをそのまま使いはしませんでした。指摘された箇所について規定に当たり直し、そのうえで自分で書き直しました。

チェック役に使っても、AIはAIです。規定の解釈を最終的に決めるのは人の仕事だと考えています。AIにできるのは「ここが食い違っていそうだ」と気づかせるところまでです。

AIに書かせたものは、AIに点検させる。ただし直すのは自分。

「うちの業務だと、どこから手をつければいいか」「社内の情報を安全に扱いながらどう使うか」を一緒に整理するサービスも出品しています。店舗ビジネス特有の事情を前提に話せる相手が必要でしたら、お気軽にご相談ください。